Checklist para organizar una celebración de lustrum

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa y los discursos antes de encargar el catering. Así puedes calcular mejor la duración del servicio y reservar un espacio concreto para la presentación.
• Pide las inscripciones con una fecha límite clara, al menos 7 días antes del evento. Usa esa cifra para cerrar la lista de invitados, las dietas especiales y la distribución de las mesas.
• No dejes la compra y las bebidas para el mismo día. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y comprueba antes que tienes vajilla, cubiertos de servicio, bandejas y termos suficientes.
• Reserva un bloque de 2 a 3 horas para el montaje: colocar mesas y sillas, preparar el bufé y la barra, colgar la decoración y organizar la presentación requieren más tiempo del que parece.
• Prueba altavoces, micrófonos, portátil, proyector y cables antes de que lleguen los invitados. Haz una prueba completa con el primer discurso para detectar conexiones o volumen insuficiente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de lustrum?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar y cerrar el programa. Envía las invitaciones cuando el lugar y el horario estén confirmados, y deja la última semana para compras y comprobaciones.

¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?

Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Con esa información puedes confirmar el catering, recoger las preferencias dietéticas, preparar las tarjetas de nombre y organizar las mesas sin trabajar con cifras provisionales.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?

Calcula entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los invitados. Incluye la colocación de mesas y sillas, el bufé, la barra, la vajilla, la decoración y una prueba del equipo de sonido.

¿Cuándo se deben enfriar las bebidas y recoger la tarta?

Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de empezar, según el espacio disponible. Recoge la tarta y los postres el mismo día, con tiempo suficiente para colocarlos y conservarlos correctamente hasta el servicio.

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