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Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du die Organisation in feste Phasen aufteilst. Zuerst stehen Datum, Programm und Location fest, danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und Catering. In der letzten Woche klärst du Sitzordnung, Namensschilder, Dekoration und Technik. Am Veranstaltungstag bleibt dann genug Zeit, Getränke zu kühlen, Buffet und Bar aufzubauen und Tonanlage sowie Präsentation zu testen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musik und Unterhaltung festlegen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Programm und Reden sammeln

    2 Personen

  • Gästeliste finalisieren

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kuchen und Desserts abholen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationsraum vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Jubiläumsrede halten

  • Erinnerungen präsentieren

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 65
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • SchälchenAnz. 60
  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierbesteckAnz. 12
  • ServiertellerAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 65

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • Laptop
  • Beamer
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10

Reinigung

  • SpülwannenAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 8
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit für Einladungen, Rückmeldungen und die Abstimmung mit dem Catering.
  • Fordere Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einem festen Termin an, zum Beispiel 14 Tage vor der Feier. Plane danach die Gästeliste und die Cateringbestellung endgültig.
  • Sammle Reden, Musik und Präsentationen spätestens eine Woche vorher. Teste Laptop, Beamer, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel nicht erst während des Empfangs.
  • Bereite Tischordnung und Namensschilder 2 bis 3 Tage vorher vor. Kontrolliere dabei, ob Tische, Stühle, Geschirr, Besteck und Servierbesteck für alle Gäste verfügbar sind.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Rechne Zeit für Raumkontrolle, Möbel, Dekoration, Buffet, Bar, gekühlte Getränke und einen vollständigen Tontest ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Für eine größere Gästeliste oder ein festes Catering sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann sollten die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 14 Tage vor dem Termin, damit du Gästeliste, Sitzordnung und Catering anpassen kannst.
Wie viele Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit 1 bis 2 Getränken je Stunde. Halte zusätzlich Wasser und alkoholfreie Alternativen bereit und kühle die Getränke vor dem Aufbau.
Wann sollte man den Veranstaltungsort für die Jubiläumsfeier öffnen?
Plane die Öffnung mindestens 3 Stunden vor Beginn ein. So bleiben etwa 60 Minuten für Möbel und Raumkontrolle, 60 Minuten für Buffet, Bar und Dekoration sowie Zeit für Technik- und Präsentationstests.

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