Checklist pour organiser un camp scolaire

Un camp scolaire se prépare bien avant le départ : réservation du lieu et du transport, inscriptions, informations médicales, chambres et programme. Cette checklist regroupe les 73 tâches et 64 fournitures à prévoir, jusqu’au chargement des bagages et du matériel. Elle vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les oublis fréquents, notamment les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et le plan prévu en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le camp
Réserver le transport
Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Collecter les informations médicales
2 personnes
Enregistrer les contacts d'urgence
2 personnes
Établir le plan des chambres
2 personnes
Créer le programme d'activités
3 personnes
Établir les règles et les consignes
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Adapter le programme en cas de mauvais temps
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Aménager les espaces de couchage
3 personnes
Créer des étiquettes à bagages
2 personnes
Distribuer la lettre aux participants
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Préparer les repas
3 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Préparer les documents de départ
2 personnes

Événement

Vérifier les présences
3 personnes
Charger les bagages dans le bus
4 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Attribuer les espaces de couchage
4 personnes
Apporter les bagages dans les chambres
4 personnes
Expliquer les règles du camp
3 personnes
Explorer le terrain et les limites
5 personnes
Établir la répartition des équipes
3 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Effectuer la ronde du soir
3 personnes
Accompagner le coucher
5 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Préparer les lunchs
4 personnes
Encadrer l’activité du matin
5 personnes
Distribuer le déjeuner
4 personnes
Encadrer les jeux de l’après-midi
5 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Encadrer l’activité du feu de camp
5 personnes
Effectuer la ronde du soir
3 personnes
Accompagner le coucher
5 personnes
Préparer le petit-déjeuner et le café
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Ranger les espaces de couchage
5 personnes
Animer la dernière activité de groupe
5 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Contrôler le site
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Vérifier les présences avant le départ
3 personnes
Accueil et remise des bagages
4 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Trier les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Finaliser le transport
Informer les parents des objets trouvés
2 personnes
Ranger le matériel de camp
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 35
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 4
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Tassesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Poêle en acierqté 3
Grande marmiteqté 3
Poêle à frireqté 3
Passoiresqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Glacièresqté 5
Thermosqté 5
Bouilloiresqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24
Trousse de premiers secoursqté 2
Siffletsqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Ballons de basketqté 2
Balles de tennisqté 12
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 24
Cerceauxqté 10
Masquesqté 10
Éponges d’eauqté 20
Cordeqté 3
Boussoleqté 6
Pompes à véloqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Étiquettes nominativesqté 50
Marqueurs indélébilesqté 12
Papier de couleurqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 8
Tableau à craieqté 2

Matériel de couchage

Matelas de couchageqté 35
Sacs de couchageqté 35
Coussinsqté 35
Couverturesqté 35
Cintresqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 6
Épongesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Balaiqté 3
Raclette de solqté 2
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le camp et le transport, puis fixez une date limite d’inscription. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour relancer les familles qui n’ont pas encore répondu.
Ne regroupez pas les informations médicales avec les inscriptions générales : vérifiez séparément les allergies, traitements et contacts d’urgence pour chaque participant avant de préparer les repas.
Préparez le plan des chambres après la clôture des inscriptions, puis indiquez clairement les espaces de couchage et les règles à respecter dans la lettre aux participants.
Créez une version de secours du programme pour la pluie. Vérifiez la météo quelques jours avant le départ et adaptez les activités plutôt que d’attendre le dernier moment.
Contrôlez les courses et le matériel avant de charger le véhicule : comptez la vaisselle réutilisable, les glacières, les lampes de poche, les piles et la trousse de premiers secours séparément.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp scolaire ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les réservations, les inscriptions, le transport et la collecte des informations médicales prennent souvent plusieurs semaines.
Combien de temps laisser pour les inscriptions au camp scolaire ?: Prévoyez une période d’inscription de 2 à 3 semaines. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier les dossiers incomplets, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence.
Quand préparer le plan des chambres et le programme ?: Préparez une première version du programme environ 3 semaines avant le départ. Finalisez le plan des chambres après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant le camp.
Que vérifier la veille d’un camp scolaire ?: La veille, vérifiez les courses, les documents de départ, les bagages et le matériel chargé. Comptez aussi les lampes de poche, les piles, les batteries externes et la trousse de premiers secours avant de partir.

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