Schoolkamp organiseren: checklist en planning

Een schoolkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en slaapplaatsen. Je moet deelnemersinformatie, medische gegevens, dieetwensen en noodcontacten tijdig compleet hebben, terwijl vervoer, terrein en materiaal op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je de 73 taken in een logische volgorde af te werken. Gebruik de laatste dagen vooral voor controles: boodschappen, bagage, sport- en spelmateriaal, slaapruimtes en vertrekdocumenten worden vaak pas dan ontdekt als iets ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampterrein reserveren
Vervoer reserveren
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Medische informatie verzamelen
2 personen
Noodcontacten registreren
2 personen
Kamerindeling maken
2 personen
Activiteitenprogramma maken
3 personen
Regels en afspraken opstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma aanpassen bij slecht weer
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Slaapruimtes indelen
3 personen
Bagagelabels maken
2 personen
Deelnemersbrief uitdelen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Maaltijden voorbereiden
3 personen
Bagage inladen
4 personen
Materiaal inladen
4 personen
Vertrekdocumenten klaarleggen
2 personen

Event

Aanwezigheid controleren
3 personen
Bagage in de bus laden
4 personen
Deelnemers verwelkomen
4 personen
Slaapruimtes toewijzen
4 personen
Bagage naar kamers brengen
4 personen
Kampregels uitleggen
3 personen
Terrein en grenzen verkennen
5 personen
Teamindeling maken
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Tafels dekken
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Avondsnacks serveren
2 personen
Avondronde uitvoeren
3 personen
Bedtijd begeleiden
5 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Lunchpakketten maken
4 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
5 personen
Lunch uitdelen
4 personen
Middagspellen begeleiden
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Diner serveren
5 personen
Kampvuuractiviteit begeleiden
5 personen
Avondronde uitvoeren
3 personen
Bedtijd begeleiden
5 personen
Ontbijt en koffie klaarmaken
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Slaapruimtes opruimen
5 personen
Laatste groepsactiviteit begeleiden
5 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Terrein controleren
4 personen
Materiaal inladen
4 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
3 personen
Aankomst en bagage uitdelen
4 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Overgebleven eten sorteren
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Materiaal schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Vervoer afronden
Ouders informeren over gevonden spullen
2 personen
Kampmateriaal opbergen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 35
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Steelpanaantal 3
Grote kookpanaantal 3
Koekenpanaantal 3
Vergietenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 4
Koelboxenaantal 5
Thermoskannenaantal 5
Waterkokersaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24
EHBO-kofferaantal 2
Fluitjesaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Basketballenaantal 2
Tennisballenaantal 12
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 24
Hoepelsaantal 10
Blinddoekenaantal 10
Watersponzenaantal 20
Touwaantal 3
Kompasaantal 6
Fietspompenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Naamstickersaantal 50
Watervaste stiftenaantal 12
Gekleurd papieraantal 100
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 8
Krijtbordaantal 2

Slaapmateriaal

Slaapmattenaantal 35
Slaapzakkenaantal 35
Kussensaantal 35
Dekensaantal 35
Kledinghangersaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 4
Afwasborstelsaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemaantal 3
Vloertrekkeraantal 2
Handveger en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer kampterrein en vervoer zodra de periode vaststaat, bij voorkeur minimaal 3 maanden voor vertrek. Zonder bevestigde reistijden kun je de deelnemersbrief, bagagelabels en het programma niet definitief maken.
Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk 2 weken voor vertrek. Verzamel dan ook dieetwensen, medische informatie en noodcontacten; houd een actuele lijst bij voor alle begeleiders.
Maak de kamerindeling en het activiteitenprogramma ongeveer 10 dagen vooraf. Schrijf tegelijk de regels en afspraken uit, zodat leerlingen en begeleiders vóór vertrek dezelfde informatie krijgen.
Plan een aparte slechtweeroptie en controleer de weersverwachting 48 uur voor vertrek. Zorg dat sportmateriaal, spelmateriaal, zaklampen, batterijen en een EHBO-koffer niet afhankelijk zijn van één tas of één begeleider.
Controleer boodschappen, bagage en materiaal op de dag vóór vertrek en laad ze per bestemming in. Leg vertrekdocumenten apart klaar; zo verdwijnen ze niet tussen koelboxen, kookspullen, speakers en verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolkamp organiseren?: Begin minimaal 3 maanden voor vertrek met het kampterrein en vervoer. Rond deelnemersgegevens, medische informatie en noodcontacten uiterlijk 2 weken vooraf af.
Wanneer maak je de kamerindeling voor een schoolkamp?: Maak de kamerindeling ongeveer 10 dagen voor vertrek, wanneer de aanmeldingen grotendeels definitief zijn. Controleer de indeling nog één keer na de laatste afmelding.
Wat moet je 1 dag voor een schoolkamp controleren?: Controleer boodschappen, bagage, sport- en spelmateriaal, slaapruimtes en de laadvolgorde. Leg de vertrekdocumenten apart klaar en controleer ook zaklampen, batterijen en de EHBO-koffer.
Hoeveel eten en drinken moet je meenemen op schoolkamp?: Maak de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en begeleiders, plus een kleine reserve voor onverwachte vertraging. Controleer dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en tel servies, bekers en bestek per eetmoment.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.