Schullandheim organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schullandheim braucht frühere Planung als ein normaler Ausflug: Unterkunft, Transport, Einverständnisse, Zimmer und Verpflegung müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Teilnehmende, medizinische Angaben und Notfallkontakte, bevor du Zimmer und Programm festlegst. In der letzten Woche zählen Wetterplan, Einkäufe, Gepäckkennzeichnung und geladene Materialien. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zu den Unterlagen für die Abfahrt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Campingplatz reservieren
Transport reservieren
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Medizinische Informationen sammeln
2 Personen
Notfallkontakte erfassen
2 Personen
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
Aktivitätenprogramm erstellen
3 Personen
Regeln und Vereinbarungen festlegen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Programm bei schlechtem Wetter anpassen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Sportmaterial prüfen
2 Personen
Spielmaterial sammeln
2 Personen
Schlafräume einteilen
3 Personen
Gepäckanhänger erstellen
2 Personen
Teilnehmerbrief austeilen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Einkäufe prüfen
2 Personen
Mahlzeiten vorbereiten
3 Personen
Gepäck einladen
4 Personen
Material einladen
4 Personen
Abfahrtsunterlagen bereitlegen
2 Personen

Event

Anwesenheit prüfen
3 Personen
Gepäck in den Bus laden
4 Personen
Teilnehmer begrüßen
4 Personen
Schlafräume zuweisen
4 Personen
Gepäck in die Zimmer bringen
4 Personen
Campregeln erklären
3 Personen
Gelände und Grenzen erkunden
5 Personen
Teamaufteilung erstellen
3 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendspiel begleiten
5 Personen
Abendsnacks servieren
2 Personen
Abendrunde durchführen
3 Personen
Zubettgehen begleiten
5 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Lunchpakete zubereiten
4 Personen
Morgenaktivität begleiten
5 Personen
Mittagessen austeilen
4 Personen
Nachmittagsspiele begleiten
5 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Lagerfeueraktivität betreuen
5 Personen
Abendrunde durchführen
3 Personen
Zubettgehen begleiten
5 Personen
Frühstück und Kaffee vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Schlafräume aufräumen
5 Personen
Letzte Gruppenaktivität begleiten
5 Personen
Gepäck sammeln
4 Personen
Gelände kontrollieren
4 Personen
Material einladen
4 Personen
Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen
3 Personen
Ankunft und Gepäck ausgeben
4 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Material reinigen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Transport abschließen
Eltern über Fundgegenstände informieren
2 Personen
Campingmaterial verstauen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 35
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
StielkasserolleAnz. 3
Großer KochtopfAnz. 3
BratpfanneAnz. 3
SiebAnz. 3
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 4
KühlboxenAnz. 5
ThermoskannenAnz. 5
WasserkocherAnz. 3

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 24
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
PfeifenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 2
BasketbälleAnz. 2
TennisbälleAnz. 12
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 24
ReifenAnz. 10
AugenbindenAnz. 10
WasserschwämmeAnz. 20
SeilAnz. 3
KompassAnz. 6
FahrradpumpenAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 50
Wasserfeste StifteAnz. 12
BuntpapierAnz. 100
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 8
KreidetafelAnz. 2

Schlafmaterial

SchlafmattenAnz. 35
SchlafsäckeAnz. 35
KissenAnz. 35
DeckenAnz. 35
KleiderbügelAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
SpülbeckenAnz. 4
SpülbürstenAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
BesenAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Campingplatz und Transport möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst wenn Ort und Fahrzeiten feststehen, lassen sich Einladungen, Teilnehmerliste und Zimmeraufteilung zuverlässig planen.
Setze für Anmeldungen eine feste Frist, etwa 4 Wochen vor der Abfahrt. Frage dabei getrennt nach Ernährungswünschen, medizinischen Informationen und Notfallkontakten, damit am Reisetag nichts nachgetragen werden muss.
Plane mindestens ein Schlechtwetterprogramm und prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vor der Abfahrt. Aktivitäten im Freien brauchen eine gleichwertige Alternative, nicht nur zusätzliche Spiele für eine Stunde.
Bestelle Lebensmittel und prüfe sie nach der Abholung anhand der Einkaufsliste. Rechne verderbliche Waren, Kühlboxen und Thermoskannen so ein, dass die erste Mahlzeit auch bei verspäteter Ankunft möglich bleibt.
Bereite Gepäckanhänger, Teilnehmerbrief und Abfahrtsunterlagen spätestens am Vortag vor. Lade Gepäck und Material getrennt ein und kontrolliere Taschenlampen, Batterien, Powerbanks sowie den Erste-Hilfe-Koffer vor dem Verladen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schullandheim organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Unterkunft und Transport. Teilnehmerliste, Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor der Abfahrt laufen.
Was muss ich für ein Schullandheim von den Teilnehmenden abfragen?: Erfasse mindestens Ernährungswünsche, medizinische Informationen und Notfallkontakte. Setze dafür eine verbindliche Rückgabefrist, zum Beispiel 4 Wochen vor Reisebeginn.
Wann soll ich die Zimmeraufteilung für das Schullandheim machen?: Erstelle die Zimmeraufteilung nach Ablauf der Anmeldefrist, meist 3 bis 4 Wochen vor der Abfahrt. So berücksichtigst du Zu- und Absagen sowie besondere Bedürfnisse ohne kurzfristiges Umräumen.
Was muss am Tag vor dem Schullandheim bereitliegen?: Lege Teilnehmerbrief, Abfahrtsunterlagen, Gepäckanhänger und die geprüften Materialien am Vortag bereit. Kontrolliere außerdem Einkäufe, Erste-Hilfe-Koffer, Taschenlampen, Batterien und geladene Powerbanks.

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