Checkliste für ein Camp für junge pflegende Angehörige

Ein Camp für junge pflegende Angehörige braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Gruppenwochenende. Neben Unterkunft, Programm und Verpflegung müssen Einwilligungen, medizinische Informationen, Notfallkontakte und eine verlässliche Betreuung geklärt sein. Plane die Organisation in festen Phasen: zuerst Termin und Ort, danach Anmeldungen und Sicherheit, zuletzt Material, Transport und Wetter-Alternativen. So bleiben am Veranstaltungstag weniger offene Punkte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Teilnehmerzahl festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
Einwilligungsformular erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Informationen sammeln
2 Personen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Gruppen einteilen
2 Personen
Betreuer einteilen
2 Personen
Programm ausarbeiten
2 Personen
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
Reservierung der Location bestätigen
Transportreservierung bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Regenprogramm bereithalten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Erste-Hilfe-Tasche kontrollieren
Medikamente sicher bereitstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen ausdrucken
Absprachen mit Betreuern teilen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Aktivitätsbereiche einrichten
4 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Willkommenssnacks bereitstellen
2 Personen
Betreuer einweisen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Notfallkontakte erreichbar halten
Begrüßung und Einführung geben
2 Personen
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Outdoor-Aktivität begleiten
5 Personen
Kreative Aktivität begleiten
4 Personen
Obst und Snacks servieren
2 Personen
Händewaschen begleiten
2 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abendspiel begleiten
4 Personen
Runde für die ruhige Gesprächsgruppe betreuen
2 Personen
Campinglegenden erzählen
2 Personen
Die letzten Snacks servieren
2 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen
Abholkontakte prüfen
2 Personen
Teilnehmer sicher übergeben
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Aktivitätsmaterial sortieren
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
2 Personen
Leere Verpackungen entsorgen
2 Personen
Standortübergabe abschließen
Eltern Nachsorgeinformationen schicken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abrechnungen und Belege bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
PartyzelteAnz. 3
PicknickdeckenAnz. 8
KlappischeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
SchälchenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 5

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Megafon
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 8
BadmintonsätzeAnz. 4
Ballpumpe

Aktivitäten

SpielkartenAnz. 6
BrettspieleAnz. 8
ZeichenpapierAnz. 100
BuntstifteAnz. 40
FilzstifteAnz. 40
ScherenAnz. 12
KlebestifteAnz. 12
SeilAnz. 3
Post-itsAnz. 12
StifteAnz. 40
NamensschilderAnz. 45

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 80
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 10

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-TaschenAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
PfeifenAnz. 6
WarnwestenAnz. 8
Medikamentenkasten

Registrierung

KlemmbretterAnz. 4
DokumentenmappenAnz. 6
StiftkästenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Teilnehmerzahl, Gruppen und Betreuer früh fest. Plane die Betreuung nicht erst nach Eingang der letzten Anmeldung, sondern prüfe spätestens zwei Wochen vorher, ob jede Gruppe ausreichend begleitet wird.
Fordere Einwilligungsformular, Ernährungswünsche und medizinische Informationen mit einer klaren Frist an. Kontrolliere die Unterlagen mindestens 7 Tage vor Beginn und bewahre Notfallkontakte so auf, dass das Betreuungsteam schnell darauf zugreifen kann.
Bestätige Location und Transport nicht nur mündlich. Prüfe 3 bis 5 Tage vorher Abfahrtszeiten, Treffpunkt, Rückfahrt und die Erreichbarkeit der verantwortlichen Personen.
Bereite für jedes Wetter eine konkrete Alternative vor. Wenn Aktivitäten draußen geplant sind, sollten Regenprogramm, Partyzelte oder ein geeigneter Innenraum spätestens am Vortag einsatzbereit sein.
Beschrifte Materialien und medizinisch notwendige Dinge vor der Anreise. Kontrolliere Erste-Hilfe-Tasche, Medikamente, Powerbanks und technische Ausstattung am Vorabend statt erst beim Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Camp für junge pflegende Angehörige planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Transport. Einladungen und Anmeldeunterlagen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Camp verschickt werden.
Welche Informationen müssen bei der Anmeldung abgefragt werden?: Erfasse Kontaktdaten, Ernährungswünsche, medizinische Informationen, Medikamentenbedarf und mindestens einen Notfallkontakt. Setze für die vollständige Rückmeldung eine Frist von etwa 3 Wochen vor Beginn.
Wann sollte die Teilnehmer- und Betreuerliste fertig sein?: Eine vorläufige Liste ist sinnvoll, sobald die ersten Anmeldungen eingehen. Die endgültige Einteilung von Teilnehmern und Betreuern sollte spätestens 7 Tage vor dem Camp abgeschlossen und an das Team weitergegeben werden.
Was braucht ein Regenprogramm für dieses Camp?: Plane mindestens 2 bis 3 Indoor-Aktivitäten als Ersatz für Sport- und Außenspiele ein. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und stelle Materialien, Raum, Lautsprecher sowie eine kurze Ablaufbeschreibung bereit.

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