Organiser un cabaret du jubilé sans rien oublier

Un cabaret du jubilé demande de coordonner une soirée anniversaire, un programme scénique et l’accueil des invités. Commence par fixer la date, le lieu et l’ordre des numéros, puis réserve les artistes et le matériel technique. Les invitations doivent partir assez tôt pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires. Dans les derniers jours, vérifie les fichiers musicaux, les textes, le mobilier, les boissons et l’installation de la salle. Cette checklist suit cette logique, jusqu’à l’ouverture du lieu le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Composer le programme de cabaret
3 personnes
Réserver les artistes qui se produisent
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Établir la liste définitive des invités
Faire les réservations de matériel
Réserver le mobilier
Composer le menu traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Installer les courses non périssables
Rassembler les textes et accessoires de cabaret
3 personnes
Préparer techniquement les spectacles
3 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Imprimer les textes de présentation
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le déroulé

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les présentations
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
Effectuer une courte répétition technique
4 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le programme de cabaret
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Animer le deuxième bloc de cabaret
2 personnes
Assurer le moment anniversaire
3 personnes
Servir le dernier verre
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Conserver les restes alimentaires au frais
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les toilettes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2
Tables de logeqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtier DI
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Poids pour ballonsqté 6
Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 8
Cadres photoqté 10
Collage photoqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Verres à champagneqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bacs de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Prévois le programme avant de confirmer la disposition de la salle : les artistes, les tables de buffet et l’espace réservé aux spectateurs doivent tenir dans le même plan. Garde aussi une zone séparée pour les loges et les portants.
Envoie les invitations au moins 4 à 6 semaines avant le jubilé. Fixe une date limite de réponse, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu afin d’obtenir une liste définitive des invités.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Utilise le nombre final de convives pour ajuster le menu traiteur, les assiettes, les tasses et les boissons.
Prépare la technique au moins 2 heures avant l’arrivée du public : teste la table de mixage, les microphones sans fil, les câbles HDMI, les rallonges et les piles de rechange. Un essai rapide évite de découvrir un problème au premier numéro.
Le jour J, ouvre le lieu suffisamment tôt pour vérifier les chaises, les tables, l’éclairage, les badges et le déroulé imprimé. Stocke les boissons au frais avant l’arrivée des invités et rassemble les accessoires près de la scène.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un cabaret du jubilé ?: Commence 8 à 12 semaines avant la date pour réserver le lieu, composer le programme et confirmer les artistes. Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant, puis réserve le matériel et le mobilier après avoir estimé le nombre d’invités.
Quand envoyer les invitations pour un cabaret du jubilé ?: Envoie-les environ 6 semaines avant la soirée, avec une date limite de réponse fixée 2 à 3 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de relancer les invités et de transmettre au traiteur la liste des besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et la technique ?: Prévois au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, les buffets, l’éclairage et la décoration. Ajoute 30 à 45 minutes pour tester les microphones, la musique, les branchements et les transitions du programme.
Que vérifier la veille d’un cabaret du jubilé ?: Vérifie la liste définitive des invités, le menu, les boissons, les fichiers musicaux, les textes, les badges et le déroulé imprimé. Regroupe aussi les accessoires et confirme que les piles, câbles, multiprises et rallonges sont disponibles avant l’ouverture du lieu.

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