Jubiläums-Cabaret organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Raumaufteilung und Kabarettprogramm fest, bevor du die Einladungen gestaltest. So kannst du Künstler, Sitzplätze und den benötigten Technikaufwand zuverlässig angeben.
• Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze einen konkreten Termin für Rückmeldungen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und sende spätestens einige Tage vor dem Jubiläum eine Erinnerung.
• Prüfe die Technik nicht erst beim Einlass: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Box, Laptop und HDMI-Kabel sollten vor Beginn angeschlossen und getestet werden. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel griffbereit.
• Plane den Aufbau mit getrennten Bereichen für Bühne, Buffet, Garderobe und Umkleide. Stühle, Tische, Buffetische und Garderobenständer müssen vor dem Eintreffen der Gäste an ihrem Platz stehen.
• Bereite haltbare Lebensmittel, gekühlte Getränke, Teller, Dessertteller und Kaffeetassen getrennt vor. Drucke Drehbuch, Präsentationstexte und Namensschilder aus und kontrolliere den Saal vor dem Öffnen noch einmal vollständig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Cabaret organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Künstlern. Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.

Wann muss die Technik für ein Jubiläums-Cabaret getestet werden?

Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, HDMI-Verbindung und Licht spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein kurzer Funktionstest stattfinden.

Wie viele Getränke braucht man für ein Jubiläums-Cabaret?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kühl die Getränke früh genug und halte zusätzlich Wasser für den gesamten Abend bereit.

Wann sollte die endgültige Gästeliste feststehen?

Setze den Rückmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Jubiläums-Cabaret. Erstelle danach die endgültige Gästeliste, prüfe Ernährungswünsche und bereite Namensschilder sowie Sitz- und Tischplanung vor.

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