Checklist para organizar un cabaré de aniversario sin olvidar nada

Un cabaré de aniversario combina invitados, actuaciones, catering y técnica, así que conviene organizarlo por fases. Empieza fijando la fecha, el programa y la distribución de la sala; después confirma artistas, inscripciones y necesidades dietéticas. En los días previos, cierra las reservas, prepara los textos y prueba el sonido, los micrófonos y la iluminación. El día del evento, abre el espacio con tiempo para revisar la sala y dejar lista cada actuación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Preparar el programa de cabaret
3 personas
Registrar a los artistas que actúan
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio a los invitados
Hacer la lista definitiva de invitados
Hacer reservas de equipo
Hacer reservas de mobiliario
Preparar el menú de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Preparar la compra de productos no perecederos
Reunir los textos y accesorios del cabaré
3 personas
Preparar técnicamente las actuaciones
3 personas
Reunir archivos de música
Imprimir textos de presentación
Preparar acreditaciones
Imprimir el plan de trabajo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las presentaciones
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino de los artistas
Realizar un breve ensayo técnico
4 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar el programa de cabaret
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Montar el buffet de postres
2 personas
Servir el postre
2 personas
Coordinar el segundo bloque de cabaret
2 personas
Gestionar el momento del aniversario
3 personas
Servir la bebida de cierre
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Guardar los restos de comida refrigerados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar los baños
Comprobar el stock y el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 12
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Caja DI
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 2
Pesos para globoscant. 6
Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 8
Marcos de fotoscant. 10
Fotocollagecant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Copas de champáncant. 90
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Bandejas térmicascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bandejas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobascant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la duración de cada actuación y deja algunos minutos entre números para cambios de micrófono, música o atrezo.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y prepara la lista definitiva de invitados varios días antes. Así puedes ajustar el menú, las mesas y la vajilla sin improvisar.
Haz una prueba técnica completa antes de que lleguen los invitados: comprueba los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos inalámbricos, el portátil y todos los cables necesarios.
Guarda las bebidas refrigeradas con antelación y separa la compra de productos no perecederos. El día del cabaré, el buffet y las bebidas deben poder colocarse sin bloquear el espacio de las actuaciones.
Imprime el plan de trabajo, los textos de presentación y las acreditaciones antes de abrir el local. Reserva tiempo para revisar sillas, mesas, iluminación, vestuario y el punto desde el que se controlará el sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cabaré de aniversario?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar mobiliario y equipo, confirmar artistas y enviar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar invitados, compras, textos y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del cabaré?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes del evento y fija una fecha de respuesta entre 10 y 14 días antes. Envía un recordatorio cuando falten 7 días para obtener una lista definitiva.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido y la iluminación?: Haz una prueba completa como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba cada micrófono, archivo de música, conexión del portátil, foco LED y nivel de los altavoces con el programa real.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en un cabaré?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade opciones sin alcohol y enfría una parte con antelación, dejando el resto como reserva.

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