Checklist pour organiser une bourse d’échange de jouets

Une bourse d’échange de jouets se prépare en plusieurs étapes, du lancement des inscriptions à la remise en ordre de la salle. Le tri en amont, les règles d’échange et les bons permettent d’éviter les malentendus le jour venu. Prévoyez aussi un parcours simple entre l’entrée, les tables et la sortie, avec des bénévoles à des postes précis. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à ne pas laisser les derniers détails au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les règles d’échange
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Répartir les tables d'échange
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les jouets à l’avance
3 personnes
Vérifier les jouets
4 personnes
Trier les jouets
4 personnes
Tester les jouets à piles
2 personnes
Préparer les bons d’échange
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Marquer les points d’échange
2 personnes
Mettre les jouets en exposition
5 personnes
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les objets apportés
3 personnes
Contrôler la qualité des jouets
3 personnes
Distribuer les bons d’échange
2 personnes
Animer les tables d’échange
4 personnes
Garder les jouets en ordre
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Clore le point de collecte
2 personnes
Étiqueter les jouets restants
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les jouets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Faire don des jouets restants
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Informer les participants des restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Nappesqté 10
Bacs à jouetsqté 18
Caisses de rangementqté 12
Paniers de présentationqté 8
Chariots de supermarchéqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Étiqueteuse
Piles de testqté 20
Ciseauxqté 8
Porte-ruban adhésifqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Clés cruciformesqté 2
Mètres rubansqté 2

Décoration

Bannière de bienvenue
Panneaux de catégoriesqté 12
Panneaux d’orientationqté 8
Porte-affichesqté 10
Numéros de tableqté 10

Cuisine

Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Bouteilles verseusesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12
Boîtes de conservationqté 6

Catering

Cartes de bons d'échangeqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Sacs de courses réutilisablesqté 100
Boîte de dons
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Lingettes désinfectantesqté 4

Conseils

Fixez les règles d’échange avant l’ouverture des inscriptions : indiquez le nombre maximal de jouets par participant, leur état attendu et le fonctionnement des bons.
Prévoyez le tri des jouets au moins 2 à 3 jours avant la bourse. Vérifiez les jeux incomplets et testez les jouets à piles avec des piles de test avant de les mettre en exposition.
Réservez un créneau distinct pour l’installation des tables, des chaises et des panneaux. Numérotez les tables et affichez les catégories pour que les visiteurs trouvent rapidement les jouets recherchés.
Imprimez la liste des visiteurs et préparez les bons d’échange avant l’arrivée du public. Gardez une marge d’au moins 10 % de bons ou de feuilles supplémentaires pour les corrections et les inscriptions tardives.
Briefez les bénévoles 30 minutes avant l’ouverture et attribuez les postes : accueil, contrôle des jouets, orientation, suivi des bons et rangement. Mettez les boissons au frais et préparez le café, le thé et les encas avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand publier une bourse d’échange de jouets ?: Publiez la date et le lieu au moins 4 semaines à l’avance pour laisser le temps aux familles de s’inscrire et de préparer leurs jouets. Ouvrez les inscriptions dès que les règles d’échange sont prêtes.
Combien de temps faut-il prévoir pour trier les jouets ?: Comptez environ 3 à 5 heures pour un groupe de bénévoles qui traite une collecte moyenne, puis ajoutez un créneau pour les jouets à tester. Terminez le tri au plus tard la veille de la bourse.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse d’échange de jouets ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le contrôle et 1 pour l’orientation, puis ajoutez 1 personne par tranche d’environ 30 visiteurs attendus. Organisez un briefing de 30 minutes avant l’ouverture.
Quand installer les tables et les panneaux ?: Installez les tables, les chaises et le balisage le jour même, idéalement 2 heures avant l’accueil du public. Gardez ensuite au moins 30 minutes pour répartir les jouets, vérifier les bons et dégager les passages.

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