Checklist para una feria de intercambio de juguetes sin sorpresas
Una feria de intercambio de juguetes necesita más coordinación que una simple mesa de trueque. Primero debes fijar fecha y lugar, abrir las inscripciones y explicar con claridad qué juguetes se aceptan y cómo funcionarán los vales. Después llega el trabajo menos visible: recoger, revisar, clasificar y probar los juguetes antes del día del evento. Esta checklist te ayuda a ordenar las 46 tareas y preparar los 53 materiales del plan sin dejar el montaje, la señalización ni a los voluntarios para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar las reglas de intercambio
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Distribuir las mesas de intercambio
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los juguetes por adelantado
3 personas
Comprobar los juguetes
4 personas
Clasificar los juguetes
4 personas
Probar los juguetes de batería
2 personas
Preparar los vales de intercambio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Marcar puntos de intercambio
2 personas
Exponer juguetes
5 personas
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar los objetos entregados
3 personas
Comprobar la calidad de los juguetes
3 personas
Distribuir vales
2 personas
Coordinar las mesas de intercambio
4 personas
Mantener los juguetes ordenados
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Cerrar la mesa de recogida
2 personas
Etiquetar los juguetes restantes
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Empaquetar juguetes
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Almacenar el material sobrante
2 personas
Donar los juguetes que sobren
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Informar a los participantes sobre los restos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 30
- Mantelescant. 10
- Cajas de juguetescant. 18
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Cestos de presentacióncant. 8
- Carros de compracant. 2
- Postes separadorescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 4
Equipo
- Portátil
- Impresora
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 4
- Etiquetadora
- Pilas de pruebacant. 20
- Tijerascant. 8
- Portacintascant. 6
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Llaves de cruzcant. 2
- Cintas métricascant. 2
Decoración
- Banner de bienvenida
- Paneles de categoríascant. 12
- Carteles de rutacant. 8
- Atriles para cartelescant. 10
- Números de mesacant. 10
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzascant. 4
- Botellas para servircant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
- Recipientes herméticoscant. 6
Catering
- Tarjetas de vale de intercambiocant. 300
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Bolsas de compra reutilizablescant. 100
- Caja de donaciones
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Toallitas desinfectantescant. 4
Consejos
- Publica las reglas de intercambio al abrir las inscripciones y fija una fecha límite para entregar los juguetes. Así puedes calcular cuántas mesas, cajas y vales necesitarás antes de hacer la compra.
- Recoge los juguetes con antelación, no el mismo día. Reserva al menos una jornada para comprobar su estado, probar los que funcionan con pilas y separarlos por categorías.
- Prepara los vales y la lista de visitantes después de cerrar las inscripciones. Imprime la lista con tiempo suficiente para corregir nombres o duplicados y deja una copia para la entrada.
- Dibuja el recorrido antes de montar las mesas: entrada, entrega o revisión, zonas de intercambio y salida. Coloca los carteles de ruta y los paneles de categorías a la altura de los adultos y los niños.
- Programa a los voluntarios por turnos y haz una explicación breve antes de abrir. Incluye quién controla los puntos de intercambio, quién repone juguetes y quién prepara café, té y aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de intercambio de juguetes?
- Empieza al menos 4 semanas antes para publicar la fecha y ubicación, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Reserva los últimos 7 días para recoger, revisar y clasificar los juguetes, imprimir la lista y preparar los vales.
- ¿Cuándo hay que recoger y revisar los juguetes?
- Recógelos entre 3 y 7 días antes del evento. Deja como mínimo 1 día completo para comprobar el estado, probar los juguetes de batería y separar los artículos por categorías.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de juguetes?
- Para una feria pequeña, calcula al menos 1 voluntario por cada 20 visitantes previstos y añade 2 personas para el montaje y desmontaje. Organiza turnos de 2 a 3 horas para mantener la entrada, las mesas y los puntos de intercambio atendidos.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior deja listos los vales, la lista de visitantes, los carteles, las cajas y las mesas por zonas. Enfría las bebidas y prepara los termos de café y té unas horas antes de abrir, no durante la llegada de los visitantes.
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