Spielzeugtauschbörse organisieren: die Checkliste
Bei einer Spielzeugtauschbörse entscheidet die Vorbereitung darüber, ob am Tauschtag alles schnell auffindbar bleibt. Veröffentliche Datum, Ort und Tauschregeln frühzeitig, öffne die Anmeldungen und plane Helfer für Annahme, Prüfung und Ausgabe ein. Sammle das Spielzeug möglichst vorab ein, sortiere es und teste batteriebetriebene Stücke. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Bereiche für Eingang, Ausgang, Tauschpunkte und Getränke. Die Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Tauschregeln veröffentlichen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Besucherliste ausdrucken
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Tauschtafeln einteilen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Spielzeug im Voraus einsammeln
3 Personen
Spielzeug prüfen
4 Personen
Spielzeug sortieren
4 Personen
Batteriespielzeug testen
2 Personen
Tauschbons vorbereiten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Tauschpunkte markieren
2 Personen
Spielzeug ausstellen
5 Personen
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Mitgebrachte Sachen registrieren
3 Personen
Spielzeug auf Qualität prüfen
3 Personen
Umtauschgutscheine verteilen
2 Personen
Tauschtafeln betreuen
4 Personen
Spielzeug ordentlich halten
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Getränke nachfüllen
Snacks auffüllen
Sammeltisch schließen
2 Personen
Übrig gebliebenes Spielzeug beschriften
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Spielzeug einpacken
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
Übrig gebliebenes Spielzeug spenden
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Teilnehmer über Reste informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 30
- TischdeckenAnz. 10
- SpielzeugkistenAnz. 18
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- PräsentationskörbeAnz. 8
- EinkaufswagenAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeebecherAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Etikettiergerät
- TestbatterienAnz. 20
- SchereAnz. 8
- TapehalterAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- KreuzschlüsselAnz. 2
- MessbänderAnz. 2
Dekoration
- Willkommensbanner
- KategorieschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- SchildständerAnz. 10
- TischnummernAnz. 10
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ZangenAnz. 4
- SchenkflaschenAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 12
- FrischhaltedosenAnz. 6
Catering
- Tauschbon-KartenAnz. 300
- NamensaufkleberAnz. 150
- Wiederverwendbare EinkaufstaschenAnz. 100
- Spendenbox
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- DesinfektionstücherAnz. 4
Tipps
- Veröffentliche Datum, Ort und Tauschregeln mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Lege dabei fest, wie viele Teile pro Person abgegeben werden dürfen und ob beschädigtes oder unvollständiges Spielzeug ausgeschlossen ist.
- Plane für die Annahme mindestens 2 Helfer ein und sammle das Spielzeug 1 bis 3 Tage vor der Börse ein. So bleibt Zeit, Teile zu prüfen, Batteriegeräte zu testen und die Kategorien zu sortieren.
- Teile die Tauschflächen nach Kategorien und nummeriere die Tische. Kategorieschilder, Tischnummern und Wegweiser sollten spätestens am Vortag vorbereitet sein, damit der Aufbau nicht mit dem Einlass kollidiert.
- Bereite Tauschbons und eine Besucherliste vor und drucke die Unterlagen am Vortag aus. Rechne zusätzlich mit 10 bis 15 Minuten für die Einweisung der freiwilligen Helfer vor dem Einlass.
- Stelle Getränke und Snacks getrennt vom Spielzeugbereich bereit. Kühle die Getränke rechtzeitig, fülle Kaffee und Tee in Thermoskannen und plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten vor Beginn ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Spielzeugtauschbörse organisieren?
- Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Datum, Ort, Einladungen und Tauschregeln. Öffne die Anmeldung frühzeitig und plane die Helfer spätestens 1 Woche vor dem Termin ein.
- Wie viel Spielzeug sollte man vor einer Tauschbörse annehmen?
- Lege eine feste Höchstmenge pro Person fest, zum Beispiel 10 bis 20 Teile. Sammle das Spielzeug 1 bis 3 Tage vorher ein, damit du beschädigte, unvollständige oder verschmutzte Stücke aussortieren kannst.
- Wann sollte man das Spielzeug sortieren und ausstellen?
- Sortiere und prüfe das Spielzeug möglichst am Vortag. Stelle die Kategorien am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass auf, damit Eingang, Ausgang und Tauschpunkte noch markiert werden können.
- Wie viele Helfer braucht eine Spielzeugtauschbörse?
- Für eine kleine Börse solltest du mindestens 4 Helfer einplanen: zwei für Annahme und Prüfung, einen für die Ausgabe und einen für Fragen und Ordnung. Weise alle Helfer 10 bis 15 Minuten vor Beginn ein.
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