Organiser une bourse aux vélos sans rien oublier

Une bourse aux vélos demande une organisation précise : les vendeurs déposent leurs vélos, les acheteurs doivent circuler facilement et chaque vente doit être suivie. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et ouvrir les inscriptions, puis préparez les règles, les étiquettes et le paiement. Prévoyez aussi des bénévoles en nombre suffisant pour l’accueil, le contrôle, l’installation et la restitution. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 69 éléments nécessaires au déroulement de la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Publier le formulaire d'inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Annoncer l'événement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Établir les règles à vélo
2 personnes
Publier les conditions de retour
Établir le planning des bénévoles
Confirmer la répartition des tâches
2 personnes
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Réserver de la petite caisse
Réserver des tables et des chaises
Réserver des arceaux à vélos
Organiser le transport
2 personnes
Créer le plan
Concevoir la signalétique
Créer les listes de prix
Imprimer les formulaires d’inscription
Imprimer les étiquettes de vélo
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Classer les documents
2 personnes
Regrouper les étiquettes de vélo
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les supports à vélos
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'atelier
3 personnes
Installer le parcours de test
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Effectuer le briefing
6 personnes

Événement

Recevoir les inscrits
3 personnes
Enregistrer les vélos
3 personnes
Étiqueter les vélos
3 personnes
Vérifier les vélos
3 personnes
Installer les vélos
4 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Encadrer les essais sur route
2 personnes
Encadrer les réparations de vélos
2 personnes
Enregistrer les transactions de vente
2 personnes
Traiter les paiements
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Gérer la remise des vélos
3 personnes
Clôturer les dernières ventes
3 personnes
Marquer les vélos restants
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Stationner les vélos en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Démonter les râteliers à vélos
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Remettre les vélos restants
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Déposer l'argent liquide
2 personnes
Informer les participants au sujet des vélos restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Porte-vélosqté 12
Barrières de sécuritéqté 8
Tables hautesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Terminal de paiement
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pompes à véloqté 4

Outils

Supports de réparation de véloqté 2
Jeux de clés Allenqté 4
Jeux de clés platesqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Démonte-pneusqté 6
Poinçons à chaîneqté 2
Clés dynamométriques
Pincesqté 4
Mètres rubansqté 2
Gants de travailqté 8

Matériel de vélo

Chambres à airqté 20
Sets de collageqté 10
Flexibles de pompe à véloqté 4
Serre-câblesqté 100
Lubrifiantqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Supports à vélosqté 6

Signalétique

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Porte-affichesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Chemises à pinceqté 6
Formulaires papierqté 250
Étiquettesqté 300
Autocollants de couleurqté 300
Cordeqté 4
Bloc-notesqté 6
Enveloppesqté 100

Paiement

Caisse
Bacs à compter l’argentqté 2
Carnets de reçusqté 3
Monnaie en espèces

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires de dépôt, de vente et de restitution séparément. Les vendeurs doivent savoir exactement quand apporter leur vélo et quand récupérer un invendu.
Préparez une étiquette par vélo avec un numéro unique, le prix et les coordonnées utiles. Imprimez les formulaires et les étiquettes avant le jour J, avec une réserve pour les inscriptions sur place.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par fonction : accueil, contrôle des vélos, encaissement, orientation et restitution. Faites un briefing avant l’ouverture afin que chacun connaisse les règles de retour et le circuit des vélos.
Prévoyez au moins un point de paiement clairement identifié, avec une solution de secours si le terminal ne fonctionne pas. Une petite caisse doit être réservée à l’avance si vous acceptez les espèces.
Installez les porte-vélos, les barrières et la signalétique avant l’arrivée du public. Gardez les pompes, supports de réparation et outils dans une zone encadrée, avec des gants et du matériel de remplacement pour les petites interventions.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour une bourse aux vélos ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le contrôle et l’étiquetage, 1 pour le paiement et 1 pour la restitution. Ajoutez des personnes lors des heures de dépôt et de forte affluence, puis confirmez les créneaux au moins 7 jours avant.
Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse aux vélos ?: Ouvrez le formulaire 2 à 4 semaines avant l’événement si le nombre de vélos est limité. Fermez les inscriptions au moins 2 jours avant pour traiter les demandes, confirmer les participants et préparer les étiquettes.
Que faut-il prévoir pour identifier les vélos ?: Préparez une étiquette par vélo, un numéro unique et un formulaire correspondant. Imprimez environ 10 % d’étiquettes supplémentaires pour les corrections ou les inscriptions de dernière minute.
Comment organiser la restitution des vélos invendus ?: Annoncez une plage de restitution distincte, d’au moins 1 à 2 heures, et indiquez les conditions de retour avant l’événement. Conservez les formulaires et les numéros de vélo jusqu’à la fin de la remise, puis vérifiez chaque retrait.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.