Checklist voor een goed georganiseerde fietsruilbeurs

Een fietsruilbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen verzamelen. Je hebt een duidelijke inleverprocedure, herkenbare labels en een logische route nodig van registratie naar verkoop of ruil. Plan daarnaast op tijd vrijwilligers, fietsrekken, tafels en reparatiemateriaal. Met deze checklist werk je stap voor stap van locatie en inschrijving naar de inrichting en briefing op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Inschrijfformulier publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Evenement aankondigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Fietsregels opstellen
2 personen
Inlevervoorwaarden publiceren
Vrijwilligersrooster maken
Werkverdeling bevestigen
2 personen
Betaalwijze bepalen
2 personen
Kasgeld reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Fietsrekken reserveren
Transport regelen
2 personen
Plattegrond maken
Bewegwijzering ontwerpen
Prijslijsten maken
Registratieformulieren printen
Fietslabels printen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Documenten sorteren
2 personen
Fietslabels bundelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Fietsrekken plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Werkplaats inrichten
3 personen
Testparcours uitzetten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Briefing uitvoeren
6 personen

Event

Inschrijvers ontvangen
3 personen
Fietsen registreren
3 personen
Fietsen labelen
3 personen
Fietsen controleren
3 personen
Fietsen opstellen
4 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Proefritten begeleiden
2 personen
Fietsreparaties begeleiden
2 personen
Verkooptransacties registreren
2 personen
Betalingen verwerken
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Fietsuitgifte begeleiden
3 personen
Laatste verkoop afronden
3 personen
Overgebleven fietsen markeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Fietsen veilig stallen
3 personen

Nazorg

Fietsrekken afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Overgebleven fietsen overdragen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Contant geld afstorten
2 personen
Deelnemers informeren over restfietsen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Fietsrekkenaantal 12
Afzethekkenaantal 8
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Accuboormachinesaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Betaalterminal
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Fietspompenaantal 4

Gereedschap

Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Inbussleutelsetsaantal 4
Steeksleutelsetsaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Bandenlichtersaantal 6
Kettingponsenaantal 2
Momentmoersleutels
Tangenaantal 4
Meetlintenaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8

Fietsbenodigdheden

Binnenbandenaantal 20
Plaksetsaantal 10
Fietspompslangenaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Smeermiddelaantal 3
Poetsdoekenaantal 30
Fietsstandaardsaantal 6

Bewegwijzering

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Bordhoudersaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Kantoor

Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Klembordmappenaantal 6
Papieren formulierenaantal 250
Etikettenaantal 300
Kleurstickersaantal 300
Touwaantal 4
Schrijfblokkenaantal 6
Enveloppenaantal 100

Betaling

Kassabox
Geldtelbakjesaantal 2
Kassabonboekjesaantal 3
Contant wisselgeld

Veiligheid

EHBO-dozen
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg inlevervoorwaarden uiterlijk twee weken vooraf vast. Vermeld welke fietsen welkom zijn, hoe deelnemers hun fiets aanmelden en wanneer controle of afgifte plaatsvindt.
Maak per fiets een label met registratienummer, vraagprijs of ruilinformatie en contactgegevens. Print minstens 10 procent extra labels en formulieren voor last-minute aanmeldingen.
Plan de locatie-indeling vóór je materiaal reserveert: houd registratie, fietsrekken, betaalpunt en reparatieplek uit elkaar en laat minimaal 1,5 meter doorgang vrij.
Rooster voor elke taak minstens één verantwoordelijke en één vervanger. Bij de opening heb je minimaal aparte bezetting nodig voor registratie, fietscontrole, betalingen en publieksvragen.
Test de betaalterminal, luidspreker en verlichting uiterlijk één dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kasgeld en reparatiemateriaal op vaste plekken klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de beurs hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsruilbeurs organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en tijden. Publiceer inschrijving en inlevervoorwaarden uiterlijk 3 weken voor de beurs, zodat je aanmeldingen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsruilbeurs?: Reken bij een kleine beurs op minimaal 6 vrijwilligers: twee voor registratie en controle, twee voor de fietszone, één voor betalingen en één coördinator. Voeg bij meer dan 50 fietsen minstens twee extra mensen toe.
Hoeveel tijd kost het om fietsen vooraf te registreren?: Reserveer gemiddeld 5 minuten per fiets voor registratie, controle en labelen. Voor 40 fietsen heb je dus ruim 3 uur nodig; plan daarom een apart inleverblok vóór de publieksopening.
Wat moet ik klaarzetten voor fietsreparaties op een fietsruilbeurs?: Zet minimaal twee reparatiestandaards, twee fietspompen, bandenlichters, plaksets, binnenbanden en basissets met inbussleutels en schroevendraaiers klaar. Leg ook werkhandschoenen, poetsdoeken en smeermiddel binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.