Organiza una feria de intercambio de bicicletas sin olvidar lo esencial

Una feria de intercambio de bicicletas necesita más que mesas y bicicletas: hay que controlar las inscripciones, identificar cada unidad y dejar claras las condiciones de devolución. Empieza reservando el lugar y fijando un horario que permita montar los puestos con antelación. Después, asigna voluntarios a la recepción, la revisión, los pagos y la entrega. Esta checklist reúne 76 tareas y 69 materiales para seguir el orden de preparación y trabajar con menos improvisaciones el día del evento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
2 personas
Crear el formulario de participantes
Publicar el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Anunciar el evento
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Redactar las normas de ciclismo
2 personas
Publicar las condiciones de devolución
Crear el horario de voluntarios
Confirmar la distribución del trabajo
2 personas
Definir el método de pago
2 personas
Reservar efectivo
Reservar mesas y sillas
Reservar soportes para bicicletas
Organizar el transporte
2 personas
Hacer el plano
Diseñar la señalización
Crear listas de precios
Imprimir los formularios de registro
Imprimir etiquetas para bicicletas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar documentos
2 personas
Agrupar las etiquetas de las bicicletas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar soportes para bicicletas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el taller
3 personas
Trazar el recorrido de prueba
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el punto de pago
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Realizar la reunión informativa
6 personas

Evento

Recibir a los inscritos
3 personas
Registrar bicicletas
3 personas
Etiquetar bicicletas
3 personas
Comprobar las bicicletas
3 personas
Colocar las bicicletas
4 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Guiar las pruebas de conducción
2 personas
Coordinar reparaciones de bicicletas
2 personas
Registrar transacciones de venta
2 personas
Procesar pagos
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar la entrega de bicicletas
3 personas
Completar la venta final
3 personas
Marcar las bicicletas restantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Guardar las bicicletas de forma segura
3 personas

Seguimiento

Desmontar los aparcabicicletas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Entregar las bicicletas restantes
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Ingresar el efectivo en el banco
2 personas
Informar a los participantes sobre las bicicletas restantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillascant. 24
Portabicicletascant. 12
Vallas de separacióncant. 8
Mesas altascant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Taladros de bateríacant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Terminal de pago
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Bombas de bicicletacant. 4

Herramientas

Soportes para reparar bicicletascant. 2
Juegos de llaves Allencant. 4
Juegos de llaves fijascant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Perforadoras de cadenacant. 2
Llaves dinamométricas
Pinzascant. 4
Cintas métricascant. 2
Guantes de trabajocant. 8

Accesorios para bicicleta

Cámaras de airecant. 20
Kits de pegadocant. 10
Mangueras de bomba de bicicletacant. 4
Bridascant. 100
Lubricantecant. 3
Paños de limpiezacant. 30
Soportes para bicicletascant. 6

Señalización

Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Porta-cartelescant. 12
Pizarrascant. 4

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Carpetas con pinzacant. 6
Formularios de papelcant. 250
Etiquetascant. 300
Pegatinas de colorescant. 300
Cuerdacant. 4
Bloc de notascant. 6
Sobrescant. 100

Pago

Caja registradora
Cajones para dinerocant. 2
Talonarios de reciboscant. 3
Cambio en efectivo

Seguridad

Botiquines de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Jarras de aguacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y confirma a cada participante al menos 3 días antes. Usa las respuestas para preparar etiquetas, registrar preferencias y calcular cuántas mesas, sillas y soportes para bicicletas necesitarás.
Asigna los turnos de voluntarios en bloques de 2 a 3 horas y envía las instrucciones antes del evento. La recepción, la revisión de bicicletas y la zona de pagos no deberían quedarse sin cobertura durante los cambios de turno.
Define por escrito las normas de ciclismo y las condiciones de devolución antes de publicar el formulario. Entrega una copia en el registro y coloca otra junto a los precios para evitar discusiones durante la feria.
Prepara un plano con las zonas de entrada, exposición, reparación y cobro, y coloca la señalización antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para montar mesas, vallas, portabicicletas, cables y equipos de sonido.
Prueba el terminal de pago, los altavoces y el micrófono el mismo día del montaje, y guarda efectivo de reserva separado. Coloca bombas, soportes de reparación, llaves, desmontadores, cámaras y kits de pegado juntos para que los voluntarios no pierdan tiempo buscándolos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de intercambio de bicicletas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y publicar el formulario. Deja los últimos 7 días para confirmar participantes, cerrar turnos, imprimir formularios y revisar materiales.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de bicicletas?: Para una feria pequeña, calcula al menos 4 personas por turno: una en recepción, una en la revisión, una en pagos y una para orientar o mover bicicletas. Si hay más de 30 participantes, añade una persona por cada 15 bicicletas aproximadamente.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar la feria?: Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la apertura. Ese margen permite colocar mesas, sillas, soportes, vallas y señalización, comprobar el equipo eléctrico y distribuir las herramientas.
¿Qué información debe tener el formulario de inscripción?: Incluye los datos de contacto, la cantidad y el tipo de bicicletas, las preferencias dietéticas si habrá comida y la aceptación de las normas. Cierra el formulario al menos 3 días antes para poder confirmar participantes y preparar etiquetas.

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