Organiser une bourse aux vélos sans perdre le fil
Une bourse aux vélos se prépare comme un double circuit : les vendeurs déposent leurs vélos, les acheteurs les examinent, puis chaque vente doit être enregistrée sans ambiguïté. Commence par réserver le lieu et fixer les horaires, puis construis le formulaire, les règles de vente et le planning des bénévoles. Prévois ensuite l’accueil, l’étiquetage, le paiement et la restitution des vélos. Les oublis les plus coûteux concernent généralement la circulation sur place, les conditions de retour et le matériel de réparation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
- 3
Créer le formulaire des participants
- 4
Publier le formulaire d'inscription
- 5
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 6
Annoncer l'événement
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Confirmer les participants
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Établir les règles à vélo
2 personnes
- 12
Publier les conditions de retour
- 13
Établir le planning des bénévoles
- 14
Confirmer la répartition des tâches
2 personnes
- 15
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
- 16
Réserver de la petite caisse
- 17
Réserver des tables et des chaises
- 18
Réserver des arceaux à vélos
- 19
Organiser le transport
2 personnes
- 20
Créer le plan
- 21
Concevoir la signalétique
- 22
Créer les listes de prix
- 23
Imprimer les formulaires d’inscription
- 24
Imprimer les étiquettes de vélo
- 25
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 26
Vérifier les stocks
2 personnes
- 27
Rassembler le matériel
3 personnes
- 28
Faire les courses
2 personnes
- 29
Classer les documents
2 personnes
- 30
Regrouper les étiquettes de vélo
2 personnes
- 31
Refroidir les boissons
2 personnes
- 32
Préparer les en-cas
3 personnes
- 33
Vérifier le lieu
2 personnes
- 34
Dégager la zone de chargement
2 personnes
- 35
Monter les tentes
4 personnes
- 36
Installer les tables
4 personnes
- 37
Installer les chaises
3 personnes
- 38
Installer les supports à vélos
4 personnes
- 39
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 40
Aménager l'atelier
3 personnes
- 41
Installer le parcours de test
3 personnes
- 42
Installer la signalétique
2 personnes
- 43
Installer le point de paiement
2 personnes
- 44
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 45
Effectuer le briefing
6 personnes
Événement
- 46
Recevoir les inscrits
3 personnes
- 47
Enregistrer les vélos
3 personnes
- 48
Étiqueter les vélos
3 personnes
- 49
Vérifier les vélos
3 personnes
- 50
Installer les vélos
4 personnes
- 51
Informer les visiteurs
2 personnes
- 52
Encadrer les essais sur route
2 personnes
- 53
Encadrer les réparations de vélos
2 personnes
- 54
Enregistrer les transactions de vente
2 personnes
- 55
Traiter les paiements
2 personnes
- 56
Servir les boissons
2 personnes
- 57
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 59
Vider les poubelles
2 personnes
- 60
Gérer la remise des vélos
3 personnes
- 61
Clôturer les dernières ventes
3 personnes
- 62
Marquer les vélos restants
2 personnes
- 63
Clôturer la caisse
2 personnes
- 64
Stationner les vélos en toute sécurité
3 personnes
Suivi
- 65
Démonter les râteliers à vélos
4 personnes
- 66
Démonter les tentes
4 personnes
- 67
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 68
Remettre les vélos restants
2 personnes
- 69
Trier les matériaux
3 personnes
- 70
Faire la vaisselle
2 personnes
- 71
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 72
Évacuer les déchets
2 personnes
- 73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 74
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
- 75
Déposer l'argent liquide
2 personnes
- 76
Informer les participants au sujet des vélos restants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Porte-vélosqté 12
- Barrières de sécuritéqté 8
- Tables hautesqté 4
Équipement
- Glacièresqté 4
- Perceuses-visseuses sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Pompes à véloqté 4
Outils
- Supports de réparation de véloqté 2
- Jeux de clés Allenqté 4
- Jeux de clés platesqté 2
- Jeux de tournevisqté 2
- Démonte-pneusqté 6
- Poinçons à chaîneqté 2
- Clés dynamométriques
- Pincesqté 4
- Mètres rubansqté 2
- Gants de travailqté 8
Matériel de vélo
- Chambres à airqté 20
- Sets de collageqté 10
- Flexibles de pompe à véloqté 4
- Serre-câblesqté 100
- Lubrifiantqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Supports à vélosqté 6
Signalétique
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux indicateursqté 20
- Porte-affichesqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 4
Bureau
- Presse-papiersqté 8
- Stylos à billeqté 30
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Chemises à pinceqté 6
- Formulaires papierqté 250
- Étiquettesqté 300
- Autocollants de couleurqté 300
- Cordeqté 4
- Bloc-notesqté 6
- Enveloppesqté 100
Paiement
- Caisse
- Bacs à compter l’argentqté 2
- Carnets de reçusqté 3
- Monnaie en espèces
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Gobelets à caféqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 3
- Carafes d’eauqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Supports de sacs poubelleqté 8
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe des horaires distincts pour le dépôt, la vente et la restitution. Garde au moins 30 minutes entre la fermeture des ventes et le début du retrait pour rapprocher les vélos, les formulaires et les paiements.
- Dans le formulaire, demande les coordonnées du vendeur, la description du vélo, le prix demandé et les besoins particuliers. Imprime les formulaires et les étiquettes avant le jour J : une écriture illisible suffit à bloquer une restitution.
- Écris les règles de vente et les conditions de retour en termes simples, puis affiche-les à l’entrée et au point de paiement. Précise notamment qui accepte un retour, dans quel délai et comment est traité un vélo invendu.
- Répartis les bénévoles par postes plutôt que de leur donner une mission générale : accueil, contrôle des vélos, étiquetage, vente, encaissement et restitution. Prévois un briefing de 15 minutes avant l’ouverture et une personne capable de trancher les cas litigieux.
- Organise le parcours avec des tables, des porte-vélos et des barrières pour séparer dépôt, exposition et retrait. Garde les pompes, clés Allen, démonte-pneus et petits consommables dans un espace identifié : ils servent aux vérifications rapides, pas à réparer tous les vélos sur place.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux vélos ?
- Prévois au moins 4 semaines pour réserver le lieu, publier les inscriptions, recruter les bénévoles et préparer les supports. Avec moins de 2 semaines, limite le nombre de vélos ou utilise un formulaire et des règles déjà validés.
- Combien de bénévoles faut-il pour une bourse aux vélos ?
- Pour une petite bourse, compte au minimum 6 bénévoles en rotation : 2 à l’accueil et au dépôt, 2 pour l’exposition et les ventes, 1 au paiement et 1 à la restitution. Ajoute une personne dès que plusieurs files peuvent se former en même temps.
- Comment gérer les vélos invendus ?
- Annonce la procédure avant les inscriptions et indique une plage de retrait précise, idéalement le même jour ou dans les 24 heures. Associe chaque vélo à une étiquette et à un formulaire pour éviter les restitutions sans preuve.
- Que faut-il prévoir pour le paiement d’une bourse aux vélos ?
- Choisis un mode de paiement avant de publier l’inscription et teste le terminal au moins 24 heures à l’avance. Prévois aussi une petite caisse, un reçu ou un formulaire de suivi, ainsi qu’une procédure claire pour reverser l’argent aux vendeurs.
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