Organiser une bourse aux pièces sans rien oublier
Une bourse aux pièces se prépare bien avant l’ouverture des portes : il faut réserver la salle, confirmer les exposants et organiser les stands. Les inscriptions, la signalétique et le matériel de paiement doivent être vérifiés à l’avance. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les tables, réceptionner les livraisons et guider chaque exposant vers son emplacement. Cette checklist rassemble les 56 tâches et les 55 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu et la salle
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Commander des boissons et des courses
Réserver des tables et des chaises
Préparer la signalétique
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Préparer les badges visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les bacs à pièces
2 personnes
Préparer la monnaie
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Apposer les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants vers les tables
3 personnes
Installer l’éclairage à la menthe
2 personnes
Préparer les bacs à pièces et les loupes
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Animer le briefing des exposants
2 personnes
Assurer l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Animer le bourse aux monnaies
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Emballer le matériel de menthe
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Informer les exposants du déroulement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 32
- Chaisesqté 70
- Bureau d’accueil
- Table d'information
- Tabouretsqté 6
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Glacièresqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
Éclairage
- Lampes de bureauqté 24
- Lampes LEDqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Pincesqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
Matériel de marché
- Bacs à piècesqté 36
- Capsules de piècesqté 300
- Housses pour piècesqté 300
- Loupesqté 30
- Balances à mentheqté 6
- Étiquettes de prixqté 500
- Numéros de standqté 36
- Plateaux de présentationqté 48
- Mallettes de rangementqté 12
- Gantsqté 40
Inscription
- Badges visiteursqté 250
- Porte-badgesqté 250
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Billets d’entréeqté 300
- Livre de caisse
- Tiroir-caisse
- Monnaie
Décoration
- Bannière de salonqté 2
- Panneaux indicateursqté 12
- Nappesqté 32
- Badges nominatifsqté 40
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez les exposants quelques jours avant l’événement et utilisez cette liste pour attribuer les numéros de stand avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi une liste imprimée à l’accueil.
- Ne commandez pas les boissons au dernier moment : déterminez les quantités après avoir recueilli les besoins alimentaires, puis prévoyez des glacières, des carafes d’eau et des thermos.
- Testez le terminal de paiement, la caisse et les rallonges avant l’ouverture. Gardez de la monnaie préparée séparément afin de ne pas bloquer l’accueil dès les premières ventes.
- Réservez les tables et les chaises en fonction de l’aménagement prévu, puis vérifiez que les multiprises et les lampes atteignent bien les stands concernés. Une vérification sur place évite les câbles trop courts le matin même.
- Ouvrez la salle suffisamment tôt pour réceptionner les livraisons, contrôler l’état des lieux et installer la signalétique. Prévoyez un accueil distinct pour les visiteurs et un point d’accompagnement pour les exposants.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’une bourse aux pièces ?
- Commencez plusieurs semaines à l’avance pour réserver la salle, inviter les exposants et envoyer les informations aux visiteurs. Les inscriptions, le plan des stands et les commandes de matériel doivent être finalisés avant la dernière semaine.
- Combien de temps prévoir pour installer une bourse aux pièces ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables et les chaises, poser les numéros de stand, régler l’éclairage et préparer l’accueil. Ajoutez du temps si les livraisons arrivent le même matin.
- Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?
- Préparez un bureau d’accueil, une table d’information, des badges visiteurs et une liste imprimée des exposants. Gardez la caisse et le terminal de paiement testés au moins 30 minutes avant l’ouverture.
- Comment organiser les stands des exposants ?
- Définissez l’aménagement avant l’installation, attribuez un numéro à chaque stand et accompagnez les exposants jusqu’à leur table. Prévoyez des rallonges, des multiprises et des lampes si certains emplacements manquent de prises ou de lumière.
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