Checklist para organizar una feria de monedas

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra primero la distribución de los puestos y los soportes antes de preparar la señalización o imprimir la lista de expositores. Así evitas cambiar números, mesas y acreditaciones a última hora.
• Haz una comprobación específica de las cajas de monedas antes de abrir: revisa que estén completas y prepara el cambio en efectivo con antelación, no durante la llegada de los visitantes.
• Separa el material de mercado del equipo de sala. Las cubetas, fundas, lupas y básculas de menta deben estar localizadas antes de recibir a los expositores para no interrumpir el acompañamiento a sus mesas.
• Recibe las entregas y comprueba la sala antes de colocar mesas y sillas. Después instala los números de stand, la iluminación de los puestos y la mesa de información siguiendo el plano definitivo.
• Calcula el catering después de recoger las preferencias dietéticas y confirma cantidades antes de pedir bebidas y alimentos. Revisa también termos, jarras, tazas, vasos, platos y cubiertos antes del día de la feria.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una feria de monedas?

Empieza a reservar la sede e invitar a los expositores con al menos 6 a 8 semanas de antelación. Deja la compra, las acreditaciones y la comprobación del material para la última semana.

¿Qué debo preparar el día antes de una feria de monedas?

Deja listas las acreditaciones, la lista de expositores, la señalización, el cambio en efectivo y las cajas de monedas. También conviene comprobar cables, regletas, iluminación, lupas y básculas al menos 24 horas antes.

¿Cuándo debo colocar los números de los stands?

Colócalos después de instalar mesas y sillas y de comprobar que la distribución coincide con el plano. Hazlo antes de recibir a los expositores, idealmente entre 1 y 2 horas antes de su llegada.

¿Cuántas bebidas y alimentos necesito para la feria?

Calcula las cantidades a partir del número confirmado de visitantes y expositores, separando las preferencias dietéticas recogidas. Para una pausa de una hora, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona y ajusta la comida según la duración de la feria.