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Münzbörse organisieren: Was du wann erledigen musst

Eine Münzbörse steht und fällt mit der Vorbereitung von Ausstellern, Tischaufteilung und Besuchereinlass. Plane den Veranstaltungsort früh, bestätige die Standbetreiber rechtzeitig und veröffentliche alle Informationen gesammelt. Kurz vor dem Termin kommen Bestellungen, Wechselgeld, Ausweise und die Kontrolle der Münzmaterialien hinzu. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Ablauf für Lieferungen, Aufbau und die Betreuung der Aussteller.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standbetreiber bestätigen

  • Standaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

  • Getränke und Einkäufe bestellen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Besucherausweise vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Münzboxen prüfen

    2 Personen

  • Kleingeld für den Wechsel vorbereiten

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Tischen begleiten

    3 Personen

  • Mondbeleuchtung installieren

    2 Personen

  • Münzschalen und Lupen bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam durchführen

    4 Personen

  • Ausstellerbriefing durchführen

    2 Personen

  • Einlass und Registrierung besetzen

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Münzbörse begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Münzmaterial einpacken

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Standbetreiber über den Ablauf informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 32
  • StühleAnz. 70
  • Eingangsbereich
  • Infotisch
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • Kasse
  • Kartenterminal
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 24
  • LED-LampenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4

Marktmaterial

  • MünzschalenAnz. 36
  • MünzkapselnAnz. 300
  • MünzhüllenAnz. 300
  • LupeAnz. 30
  • MinzwaagenAnz. 6
  • PreisschilderAnz. 500
  • StandnummernAnz. 36
  • PräsentationsschalenAnz. 48
  • AufbewahrungskofferAnz. 12
  • HandschuheAnz. 40

Registrierung

  • BesucherbadgesAnz. 250
  • BadgehalterAnz. 250
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • EintrittskartenAnz. 300
  • Kassenbuch
  • Kassenschale
  • Wechselgeld

Dekoration

  • MessestandbannerAnz. 2
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 32
  • NamensschilderAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Saal, Tische und Stühle möglichst mehrere Wochen vor der Börse. So kannst du die Standaufteilung festlegen, bevor du die Aussteller endgültig bestätigst.
  • Verschicke die Einladungen an Standbetreiber und Besucher nicht gleichzeitig mit unvollständigen Angaben. Warte mit der finalen Besucherinformation, bis Adresse, Öffnungszeiten, Anmeldung und Parkhinweise feststehen.
  • Plane Wechselgeld und Kasse spätestens am Vortag. Prüfe außerdem Kartenterminal, Verlängerungskabel sowie Münzboxen, Münzschalen, Kapseln und Waagen, damit am Einlass und an den Ständen nichts fehlt.
  • Lege die Cateringmengen erst fest, wenn du Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet hast. Bestelle Getränke und Einkäufe mit einer kleinen Reserve und stelle Thermoskannen, Wasserkannen, Tassen und Gläser gemeinsam bereit.
  • Öffne die Location mit genügend Vorlauf für Lieferungen und den Saalaufbau. Bringe Standnummern an, kontrolliere Beleuchtung und Tische und begleite jeden Aussteller direkt zu seinem Platz, statt die Orientierung dem Zufall zu überlassen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Münzbörse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Einladung der Standbetreiber. Die endgültige Tischaufteilung und Besucherinformation sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Tische braucht man für eine Münzbörse?
Das hängt von der Zahl der bestätigten Aussteller und der gewünschten Standgröße ab. Lege die Tischzahl erst nach den Anmeldungen endgültig fest und reserviere etwa 10 Prozent zusätzliche Sitz- oder Ablagefläche, wenn der Raum das zulässt.
Was muss am Tag vor einer Münzbörse vorbereitet werden?
Bereite Besucherausweise, Standbetreiberliste, Beschilderung und Wechselgeld am Vortag vor. Prüfe außerdem Münzboxen, Kapseln, Hüllen, Lupen und Münzwaagen, damit fehlendes Material nicht erst beim Aufbau auffällt.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Münzbörse?
Plane für einen mittelgroßen Saal mindestens 2 bis 3 Stunden ein, zusätzlich zur Zeit für Lieferungen. Tische und Stühle müssen aufgestellt, Standnummern angebracht, Beleuchtung installiert und der Eingangs- sowie Infobereich eingerichtet werden.

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