Organiser une bourse aux pièces sans rien oublier
Une bourse aux pièces se prépare d’abord autour des exposants, puis de la circulation des visiteurs et du fonctionnement des stands. Commencez par réserver la salle, fixer l’aménagement et lancer les inscriptions suffisamment tôt. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, préparer la signalétique, la monnaie, les badges et la restauration. Le jour même, prévoyez une équipe pour ouvrir la salle, réceptionner les livraisons et guider chaque exposant jusqu’à sa table.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu et la salle
- 2
Inviter les exposants
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Confirmer les exposants
- 6
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
- 7
Publier les informations aux visiteurs
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Déterminer les quantités de catering
- 10
Commander des boissons et des courses
- 11
Réserver des tables et des chaises
- 12
Préparer la signalétique
2 personnes
- 13
Imprimer la liste des exposants
- 14
Préparer les badges visiteurs
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Vérifier les bacs à pièces
2 personnes
- 17
Préparer la monnaie
Événement
- 18
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 19
Réception des livraisons
2 personnes
- 20
Vérifier la salle
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 22
Apposer les numéros de stand
2 personnes
- 23
Accueillir les exposants
3 personnes
- 24
Accompagner les exposants vers les tables
3 personnes
- 25
Installer l’éclairage à la menthe
2 personnes
- 26
Préparer les bacs à pièces et les loupes
3 personnes
- 27
Mettre en place le point café
2 personnes
- 28
Refroidir les boissons
2 personnes
- 29
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 30
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 31
Installer la signalétique
2 personnes
- 32
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 33
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
- 34
Animer le briefing des exposants
2 personnes
- 35
Assurer l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
- 36
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
- 37
Animer le bourse aux monnaies
3 personnes
- 38
Servir le café et le thé
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 42
Vider les poubelles
2 personnes
- 43
Vérifier les toilettes
- 44
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 45
Faire démonter les stands
4 personnes
- 46
Rassembler les objets trouvés
Suivi
- 47
Clôturer la caisse
2 personnes
- 48
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
- 49
Emballer le matériel de menthe
4 personnes
- 50
Faire la vaisselle
2 personnes
- 51
Nettoyer la salle
4 personnes
- 52
Évacuer les déchets
2 personnes
- 53
Retourner les matériels
2 personnes
- 54
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
- 55
Gérer les objets trouvés
- 56
Informer les exposants du déroulement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 32
- Chaisesqté 70
- Bureau d’accueil
- Table d'information
- Tabouretsqté 6
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Glacièresqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
Éclairage
- Lampes de bureauqté 24
- Lampes LEDqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Pincesqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
Matériel de marché
- Bacs à piècesqté 36
- Capsules de piècesqté 300
- Housses pour piècesqté 300
- Loupesqté 30
- Balances à mentheqté 6
- Étiquettes de prixqté 500
- Numéros de standqté 36
- Plateaux de présentationqté 48
- Mallettes de rangementqté 12
- Gantsqté 40
Inscription
- Badges visiteursqté 250
- Porte-badgesqté 250
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Billets d’entréeqté 300
- Livre de caisse
- Tiroir-caisse
- Monnaie
Décoration
- Bannière de salonqté 2
- Panneaux indicateursqté 12
- Nappesqté 32
- Badges nominatifsqté 40
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle et les tables au moins 6 à 8 semaines avant la bourse. Vérifiez dès ce moment la capacité électrique, l’éclairage disponible et le nombre de chaises nécessaires.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure, puis envoyez une confirmation finale 7 jours avant l’événement. Demandez aux exposants leurs besoins particuliers en tables, chaises et prises électriques.
- Attribuez les numéros de stand avant l’ouverture et imprimez la liste des exposants en plusieurs exemplaires. Placez un exemplaire à l’accueil et un autre à la table d’information pour éviter les demandes répétées.
- Préparez la caisse, le terminal de paiement, la monnaie et les bacs à pièces la veille. Testez aussi les rallonges, multiprises, lampes LED et lampes de bureau avant l’arrivée des exposants.
- Prévoyez l’accueil au moins 90 minutes avant l’ouverture au public. Pendant ce créneau, installez les tables et les chaises, réceptionnez les livraisons, accompagnez les exposants et contrôlez chaque stand.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux pièces ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, inviter les exposants, traiter les inscriptions et commander le matériel ou la restauration.
- Quand confirmer les exposants d’une bourse aux pièces ?
- Envoyez une confirmation définitive environ 7 jours avant l’événement. Indiquez l’horaire d’arrivée, le numéro ou l’emplacement du stand, les consignes d’installation et les informations pratiques pour le paiement.
- À quelle heure ouvrir la salle le jour de la bourse ?
- Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Il faut ce temps pour vérifier la salle, installer les tables, poser les numéros de stand, recevoir les livraisons et orienter les exposants.
- Combien de boissons prévoir pour une bourse aux pièces ?
- Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la fréquentation attendue. Ajoutez de l’eau en carafes et prévoyez les tasses, verres, thermos et glacières avant le jour J.
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