Organiser une bourse aux pièces sans rien oublier
Une bourse aux pièces demande une préparation précise, surtout pour coordonner les exposants, les tables et l’accueil des visiteurs. Commence par réserver la salle et fixer les horaires, puis avance vers les inscriptions, la promotion et la logistique. Les derniers jours servent à confirmer les participants, imprimer les documents et préparer le matériel. Le jour J, prévois une équipe pour l’installation, l’accueil et les besoins pratiques des exposants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires d'ouverture
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les numéros de table
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Élaborer la promotion
2 personnes
Diffuser la promotion
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer la liste des exposants
Retirer de l'argent liquide
Faire les courses
2 personnes
Étiqueter les bacs à pièces
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Événement
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Encaisser les droits d'entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Rassembler les déchets
Fermer le comptoir d’entrée
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Décharger les exposants
3 personnes
Suivi
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les bacs à pièces
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Compter et ranger les espèces
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 60
- Bureau d’information
- Portants à vêtementsqté 2
- Bacs à piècesqté 30
- Vitrines en verreqté 8
- Plateaux à monnaieqté 40
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Microphone à main
- Enceinte portable
- Loupesqté 12
- Balances numériquesqté 4
- Caisse
- Caisses à monnaieqté 2
- Terminal de paiement
Éclairage
- Lampes de bureauqté 12
- Lampes LEDqté 12
Décoration
- Nappesqté 24
- Numéros de tableqté 30
- Panneau d’accueil
- Panneaux de signalisationqté 8
- Badges nominatifsqté 60
Cuisine
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
- Pincesqté 6
- Poubellesqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Gants en cotonqté 12
- Pincettesqté 12
- Housses pour piècesqté 200
- Petites boîtes de rangementqté 30
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Balais à mainqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Gants de travailqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle et fixe la date au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifie immédiatement la capacité, les horaires d’accès, l’éclairage et le nombre de tables disponibles.
- Donne une date limite d’inscription aux exposants, idéalement 2 à 3 semaines avant la bourse. Confirme ensuite chaque participant et attribue les numéros de table avant d’imprimer le plan.
- Prépare les documents visiteurs 3 à 5 jours avant : plan de la salle, liste des exposants et matériel d’inscription. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer ceux qui se perdent ou s’abîment.
- Ne laisse pas les branchements au dernier moment. Teste l’éclairage, les multiprises, les rallonges, le microphone et l’enceinte avant l’ouverture, puis garde les câbles hors des passages.
- Organise l’accueil des exposants au moins 60 minutes avant l’ouverture au public. Les emplacements doivent être marqués, les bacs à pièces et vitrines installés, et les boissons déjà refroidies.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une bourse aux pièces ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver la salle, inviter les exposants, traiter les inscriptions et lancer la promotion sans précipitation.
- Quand confirmer les exposants d’une bourse aux pièces ?
- Confirme les exposants environ 2 à 3 semaines avant l’événement, une fois les inscriptions vérifiées. Envoie avec la confirmation le numéro de table, les horaires d’arrivée et les éventuels besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer une bourse aux pièces ?
- Prévois au minimum 2 heures pour nettoyer la salle, installer les tables et les chaises, marquer les emplacements, brancher l’éclairage et préparer l’accueil. Demande aux exposants d’arriver 60 minutes avant l’ouverture.
- Que préparer la veille d’une bourse aux pièces ?
- La veille, prépare les badges, numéros de table, panneaux, plan, liste des exposants et matériel d’inscription. Refroidis les boissons et vérifie aussi les espèces, les rallonges, les multiprises et le fonctionnement des équipements.
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