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Münzbörse organisieren: die praktische Checkliste

Eine Münzbörse steht und fällt mit der Standplanung und einem klaren Ablauf am Veranstaltungstag. Reserviere den Saal frühzeitig, lege Datum und Öffnungszeiten fest und verschicke die Einladungen an die Standbetreiber. Danach bearbeitest du Anmeldungen, vergibst Tischnummern und erstellst Lageplan sowie Ausstellerliste. Kurz vor dem Termin zählen vor allem Bargeld, Beschriftungen, Beleuchtung und ein vorbereiteter Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Tischnummern zuweisen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Werbung erstellen

    2 Personen

  • Werbung verbreiten

    2 Personen

  • Besucherregistrierung vorbereiten

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Bargeld abheben

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Münzbehälter beschriften

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Eintritt kassieren

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks auffüllen

  • Abfall sammeln

  • Eingangsbereich schließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Aussteller ausladen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Münzkästen sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Bargeld zählen und wegschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 60
  • Informationsstand
  • KleiderständerAnz. 2
  • MünzschalenAnz. 30
  • GlasvitrinenAnz. 8
  • MünzläufeAnz. 40

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Handmikrofon
  • Tragbarer Lautsprecher
  • LupenAnz. 12
  • Digitale WaagenAnz. 4
  • Kasse
  • GeldkassettenAnz. 2
  • Geldautomat

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • TischnummernAnz. 30
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • BaumwollhandschuheAnz. 12
  • PinzettenAnz. 12
  • MünzhüllenAnz. 200
  • Kleine AufbewahrungsboxenAnz. 30

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • HandfegerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lade Standbetreiber mehrere Wochen vor der Münzbörse ein und setze eine feste Anmeldefrist. So kannst du Tischnummern vergeben und Absagen noch rechtzeitig einplanen.
  • Plane die Standplätze nicht nur nach Tischzahl: Für Lupen, digitale Waagen, Münzschalen und Glasvitrinen braucht jeder Aussteller ausreichend Arbeitsfläche und Stromzugang.
  • Bestelle das Catering erst, wenn die Zahl der bestätigten Standbetreiber feststeht. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und kalkuliere Getränke für Aussteller und Helfer getrennt von den Besuchern.
  • Drucke Lageplan, Ausstellerliste, Tischnummern und Wegweiser spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag selbst bleibt dann Zeit für das Markieren der Standplätze und den Aufbau.
  • Hole Bargeld und Verbrauchsmaterial nicht erst am Morgen der Börse. Lege Anmeldematerial, Namensschilder und beschriftete Münzbehälter am Vorabend bereit und kühle die Getränke rechtzeitig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Münzbörse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Festlegung von Datum und Öffnungszeiten. Die Einladungen an Standbetreiber sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte man die Standplätze einer Münzbörse planen?
Vergib die Tischnummern nach Ablauf der Anmeldefrist, idealerweise 2 bis 3 Wochen vor der Börse. Den endgültigen Lageplan kannst du eine Woche vorher drucken und am Veranstaltungstag anpassen.
Wie viele Tische braucht man für eine Münzbörse?
Das hängt von den bestätigten Ausstellern und der vereinbarten Tischgröße ab. Rechne pro Stand mit mindestens einem Tisch und plane zusätzlich Platz für Informationsstand, Empfang und Laufwege ein.
Was muss am Tag der Münzbörse zuerst erledigt werden?
Beginne etwa 3 Stunden vor der Öffnung mit Saalreinigung, Tisch- und Stuhlaufbau sowie dem Markieren der Standplätze. Danach schließt du Beleuchtung und Verlängerungskabel an, stellst den Empfang bereit und begrüßt die Aussteller.

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