Checklist pour organiser un bingo caritatif

Une soirée de bingo caritatif demande plus qu’une salle et des cartons. Il faut fixer l’objectif financier, sécuriser les lots, organiser les inscriptions et prévoir un déroulé qui évite les temps morts. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premiers contacts jusqu’à la caisse, aux boissons et au rangement. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier le matériel avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Inscrire la soirée bingo
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Rassembler les lots de bingo
2 personnes
Définir les règles du bingo
2 personnes
Composer les manches de bingo
2 personnes
Commander des cartes de bingo
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser le mode de paiement pour la préinscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver un animateur
Composer la musique
Vérifier les numéros de bingo
2 personnes
Établir la liste de prix
Imprimer les formulaires d’inscription
Trier les cartons de bingo
2 personnes
Étiqueter les prix
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables de bingo
3 personnes
Installer les lots
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Gérer l’accueil et l’inscription
3 personnes
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les manches de bingo
2 personnes
Vérifier les cartes de bingo
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
Annoncer les classements intermédiaires
Prononcer le discours de remerciement
Servir les dernières consommations
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de bingo
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Refroidir et stocker les restes
2 personnes
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer la caution et les règles de la salle
Transférer le produit
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Table des prixqté 2

Équipement

Boule de bingo
Boules de bingoqté 90
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Bannières de bingoqté 3
Nappesqté 12
Ballonsqté 50
Pompe à ballons
Guirlandesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Numéros de tableqté 10
Étiquettes de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Cartes de bingoqté 120
Marqueurs de bingoqté 80
Cartons de bingoqté 2
Prix du bingoqté 30
Caisse
Caisse
Petit bac à monnaie
Terminal de paiement
Formulaires d'inscriptionqté 80
Stylosqté 15
Listes de prixqté 10
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyageqté 2
Gants de travailqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Bloquez la salle et l’animateur avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer la date, les conditions et le matériel disponible.
Fixez l’objectif, le budget et le rendement attendu avant de contacter les sponsors. Gardez une réserve de 10 % pour les impressions, la monnaie, les achats de dernière minute et les frais imprévus.
Préparez les lots par manche et étiquetez-les avant le jour J. Une table dédiée aux prix et une liste imprimée évitent de chercher un cadeau pendant l’annonce d’un gagnant.
Testez le microphone, les haut-parleurs, le lecteur audio et les rallonges au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi que les numéros annoncés correspondent bien aux boules et aux cartons utilisés.
Répartissez les bénévoles sur quatre postes minimum : accueil, caisse, vérification des gagnants et service. Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas avant l’arrivée du public pour ne pas interrompre les manches.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un bingo caritatif ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, obtenir les lots, contacter les sponsors, ouvrir les préinscriptions et recruter les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une soirée bingo ?: Comptez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse, 1 pour vérifier les gagnants et 1 pour le service. Pour une grande salle ou plusieurs manches rapides, ajoutez 2 personnes afin d’éviter les files d’attente.
Quand préparer les lots et les cartons de bingo ?: Triez les cartons et préparez les lots au plus tard la veille. Gardez ensuite 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer la table des prix, vérifier les numéros et corriger les erreurs.
Combien de boissons prévoir pour un bingo caritatif ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau, du café et du thé, et refroidissez les boissons au moins 12 heures à l’avance.

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