Benefizbingo organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Bingorunden erst, wenn die Preise feststehen. Erstelle die Preisliste spätestens eine Woche vorher und beschrifte jeden Gewinn, damit während der Ausgabe keine Fragen entstehen.
• Lege bei der Anmeldung gleich Zahlungsart und Ernährungswünsche fest. Prüfe die Teilnehmerzahl drei bis fünf Tage vorher und passe Snacks, Getränke, Karten und Sitzplätze daran an.
• Ordne die Bingo-Karten vor dem Einlass nach Runde oder Tisch. Lege außerdem Ersatzkarten und einen Stift pro Tisch bereit, damit eine fehlende oder beschädigte Karte den Start nicht verzögert.
• Teste Mikrofon, Lautsprecher, Musikplayer und Bingo-Rad mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und Kabeltrommeln, statt erst während der Begrüßung nach einem Anschluss zu suchen.
• Teile den Abend auf mehrere Rollen auf: Empfang, Kasse, Moderation, Zahlenkontrolle und Preisausgabe. Zwei Personen sollten die Bingozahlen unabhängig voneinander überprüfen, damit ein Gewinn eindeutig bestätigt werden kann.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Benefizbingoabend organisieren?

Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Saal, Ziel, Budget und Sponsoren. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung, Helfer, Regeln, Preise und Bingokarten feststehen.

Wie viele Bingokarten brauche ich für einen Benefizbingoabend?

Bestelle pro angemeldeter Person mindestens eine Karte je geplanter Runde und zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatz. Bei 80 Gästen und 6 Runden sind das beispielsweise 528 Karten, wenn jede Person in jeder Runde mitspielt.

Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizbingo?

Für etwa 50 bis 80 Gäste solltest du mindestens 5 Helfer einteilen: Empfang, Kasse, Moderation, Zahlenkontrolle und Preisausgabe. Bei mehr als 80 Gästen kommen idealerweise je eine Person für Getränke und Snacks hinzu.

Wann sollte ich Getränke und Snacks für Benefizbingo vorbereiten?

Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens vier Stunden vorher und bereite haltbare Snacks zwei bis drei Stunden vor dem Einlass vor. Kaffee, Tee und empfindliche Speisen kommen erst kurz vor Beginn dazu.

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