Benefietbingo organiseren: checklist en planning
Een benefietbingo vraagt meer voorbereiding dan alleen bingokaarten en prijzen verzamelen. Je regelt tegelijk een zaal, een helder doel, sponsoren, vrijwilligers, betalingen en de catering. Begin enkele weken vooraf met begroting, aanmeldingen en prijswerving; controleer in de laatste dagen vooral de bingonummers, kaarten en techniek. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat wisselgeld, dieetwensen of een werkende microfoon pas bij de start worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Bingoavond aanmelden
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Bingoprijzen verzamelen
2 personen
Bingoregels vastleggen
2 personen
Bingorondes samenstellen
2 personen
Bingokaarten bestellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Betaalwijze voorinschrijving regelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Presentator vastleggen
Muziek samenstellen
Bingonummers controleren
2 personen
Prijslijst maken
Inschrijfformulieren printen
Bingokaarten sorteren
2 personen
Prijzen labelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Bingotafels klaarzetten
3 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Inloop en registratie verzorgen
3 personen
Bingokaarten uitgeven
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Bingorondes presenteren
2 personen
Bingokaarten controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
Tussenstanden bekendmaken
Dankwoord uitspreken
Laatste consumpties serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Bingomateriaal verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Restanten koelen en opslaan
2 personen
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Borg en zaalafspraken afhandelen
Opbrengst overmaken
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Ontvangsttafel
- Prijzentafelaantal 2
Apparatuur
- Bingomolen
- Bingoballenaantal 90
- Microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Opslagbakkenaantal 8
Decoratie
- Bingobannersaantal 3
- Tafelkledenaantal 12
- Ballonnenaantal 50
- Ballonnenpomp
- Slingersaantal 6
- Plakbandaantal 4
- Tafelnummersaantal 10
- Prijsetikettenaantal 30
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Bingokaartenaantal 120
- Bingostiftenaantal 80
- Bingonummerkaartenaantal 2
- Bingoprijzenaantal 30
- Kassa
- Geldkist
- Wisselgeldbakje
- Pinapparaat
- Inschrijfformulierenaantal 80
- Pennenaantal 15
- Prijslijstenaantal 10
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Stofzuiger
- Dweilset
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Werkhandschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Tips
- Leg vóór je sponsoren benadert vast hoeveel opbrengst je nodig hebt en welke kosten je verwacht. Zo kun je prijzen, zaal en boodschappen beoordelen tegen één begroting.
- Plan de inschrijving niet alleen aan de deur. Verwerk aanmeldingen vooraf, verzamel dieetwensen en leg de betaalwijze vast; houd daarnaast inschrijfformulieren klaar voor bezoekers die alsnog op de avond zelf komen.
- Maak de bingorondes minstens enkele dagen vooraf en controleer elke reeks nummers. Sorteer de bingokaarten per tafel of ronde, zodat vrijwilligers niet tijdens het spel hoeven uit te zoeken welke kaart wanneer wordt gebruikt.
- Wijs per taak een vrijwilliger aan: ontvangst, kassa, bediening, prijzen en techniek. Test microfoon, luidsprekers en muziekspeler vóór de zaal opengaat en leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig langs de looproute.
- Zet de prijzentafel, ontvangsttafel en kassa vóór de eerste gasten klaar. Label alle prijzen, tel het wisselgeld na en koel dranken op tijd; koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen mogen niet pas na de eerste ronde worden aangesloten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietbingo organiseren?
- Reserveer de zaal en meld de bingo bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf aan. Begin dan ook met sponsoren, prijzen en vrijwilligers; de laatste week gebruik je voor kaarten, rondes, boodschappen en techniek.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietbingo?
- Reken bij een kleine avond op minimaal 5 vrijwilligers: ontvangst en kassa, presentator, techniek, bediening en prijzen. Bij meer dan 50 deelnemers zijn 6 tot 8 mensen praktischer, zodat de bediening en prijsuitgifte niet stilvallen.
- Hoeveel bingokaarten moet ik bestellen?
- Bestel per deelnemer minimaal één kaart per ronde en houd ongeveer 10 procent extra achter de hand. Voor 60 deelnemers en 5 rondes zijn dat dus minstens 330 kaarten, inclusief reservekaarten.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een benefietbingo?
- Voor een avond van ongeveer 3 uur kun je rekenen op 3 tot 4 drankjes per persoon, plus koffie en thee. Voor hapjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon een bruikbaar uitgangspunt; vraag dieetwensen uiterlijk een week vooraf uit.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!