Checklist pour organiser un barbecue du personnel

Un barbecue du personnel se prépare en plusieurs temps : confirmer le lieu, recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires, puis organiser les achats et l’installation. La viande doit rester au frais, les produits végétariens être emballés à part et le matériel prêt avant l’arrivée des collègues. Prévoyez aussi un plan pour la météo, les déchets, l’éclairage et la sécurité du barbecue. Cette checklist regroupe les 53 tâches et 37 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être réglées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les livraisons
Composer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Contrôler la viande et les légumes
2 personnes
Stocker la viande au frais
2 personnes
Couper les légumes
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Préparer les marinades
Emballer séparément les produits végétariens
Remplir les glacières
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Préparer le charbon et le matériel d’allumage
Installer les tables de buffet
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la musique
Installer des points de collecte des déchets
Allumer le barbecue
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
Griller la viande et les légumes
3 personnes
Servir les plats
2 personnes
Vérifier les températures
Préparer le café et le thé
Gérer la musique et l'éclairage
Annoncer le dernier tour

Suivi

Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes utilisables

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Carafesqté 4

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Barquettes en aluminiumqté 12
Pinces de cuisineqté 4
Thermomètres à viandeqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Ballonsqté 50

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Balais à mainqté 2
Ouvre-boîtesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au moins 10 jours avant le barbecue et notez séparément les allergies, régimes végétariens et autres besoins alimentaires. Cela évite de découvrir le nombre de portions spéciales le jour même.
Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis contrôlez la viande et les légumes dès leur réception. Conservez la viande au frais et utilisez des glacières remplies avant le début de l’événement.
Préparez les salades, légumes et marinades la veille lorsque c’est possible. Emballez les produits végétariens séparément et prévoyez des planches, couteaux et pinces distincts pour limiter les mélanges.
Installez les tentes, tables, chaises et tables de buffet avant l’arrivée des participants. Gardez une zone dégagée autour du barbecue et préparez le charbon ainsi que le matériel d’allumage à l’avance.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Les tentes, lampes LED, rallonges et multiprises doivent être installées de façon stable et protégée de l’humidité.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un barbecue du personnel ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de finaliser les quantités, les besoins alimentaires et les livraisons.
Combien de temps à l’avance préparer la viande pour un barbecue du personnel ?: Achetez ou faites livrer la viande 1 à 2 jours avant, puis gardez-la au réfrigérateur jusqu’au barbecue. Sortez uniquement les quantités nécessaires et utilisez les glacières pour maintenir le froid pendant l’installation.
Quand installer les tables et le barbecue ?: Prévoyez l’installation du site 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Montez d’abord les tentes et les tables, puis installez le barbecue dans une zone dégagée et préparez le charbon sans l’allumer trop tôt.
Comment prévoir les portions pour un barbecue du personnel ?: Basez les achats sur la liste finale des participants, en séparant les portions classiques, végétariennes et adaptées aux allergies. Ajoutez environ 10 % de marge pour les accompagnements et vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.