Personeelsbarbecue organiseren: een checklist die werkt
Een personeelsbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en een barbecue regelen. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, leveringen en de weersverwachting op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, open daarna de aanmeldingen en rond de deelnemerslijst op tijd af. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar gekoelde opslag, marinades, vegetarische producten en een veilige inrichting van het terrein. Met deze checklist zie je welke onderdelen je achter elkaar regelt en wat vaak te laat wordt opgepakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen bevestigen
Muziek afspeellijst samenstellen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Vlees en groente controleren
2 personen
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
Groenten snijden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Marinades mengen
Vegetarische producten apart verpakken
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
Houtskool en aanmaakmateriaal klaarzetten
Buffettafels inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek installeren
Afvalpunten plaatsen
Barbecue aansteken
2 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Salades en brood aanvullen
2 personen
Vlees en groente grillen
3 personen
Gerechten serveren
2 personen
Temperaturen controleren
Koffie en thee verzorgen
Muziek en verlichting bedienen
Laatste ronde aankondigen
Nazorg
Barbecue veilig doven
2 personen
Etensresten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bruikbare restanten opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 30
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
Apparatuur
- Barbecuesaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Aluminium bakjesaantal 12
- Keukentangenaantal 4
- Vleesthermometersaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Slingersaantal 6
- Ballonnenaantal 50
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Handzeepdispensersaantal 3
- Afwasbakkenaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Vaatdoekenaantal 12
- Handvegersaantal 2
- Blikopenersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open de aanmeldingen ruim vóór het bestellen en vraag direct naar dieetwensen. Rond de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de barbecue af, zodat je vlees, groente en vegetarische producten gericht kunt inkopen.
- Plan gekoelde opslag vóór de boodschappen binnenkomen. Vul koelboxen pas vlak voor vertrek en houd vlees, salades en vegetarische producten gescheiden; vegetarische producten kun je apart verpakken om verwisselen te voorkomen.
- Controleer de weersverwachting niet alleen op de ochtend zelf, maar ook 2 tot 3 dagen vooraf. Zo kun je tijdig bepalen waar partytenten komen en of tafels, stoelen en buffettafels beschut kunnen worden opgesteld.
- Richt het terrein in voordat het eten arriveert: controleer de ondergrond, bouw partytenten op en plaats de barbecue veilig. Zet houtskool en aanmaakmateriaal klaar, maar houd aanmaakmateriaal weg van hitte en voedsel.
- Maak één aparte plek voor afval en gebruikte spullen. Zet afvalbakken, servies, bestek, serveerschalen, opscheplepels en tangen bij het buffet voordat de eerste gerechten worden neergezet; dat voorkomt zoeken zodra het eten uit de barbecue komt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een personeelsbarbecue organiseren?
- Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Open daarna de aanmeldingen en verzamel dieetwensen; rond de deelnemerslijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de barbecue af.
- Hoeveel vlees moet ik inkopen voor een personeelsbarbecue?
- Reken als richtlijn op ongeveer 300 tot 400 gram vlees of vegetarische producten per volwassene, naast salades, brood en groente. Tel extra marge mee als de barbecue langer dan 3 uur duurt of als er weinig bijgerechten zijn.
- Wanneer moet ik vlees en salades klaarmaken voor een barbecue?
- Snijd groenten en bereid salades bij voorkeur op de dag zelf, enkele uren voor aanvang. Houd vlees gekoeld tot gebruik en zet bereide gerechten niet langer dan 2 uur ongekoeld op het buffet; bij warm weer maximaal 1 uur.
- Hoeveel koeling heb ik nodig voor een personeelsbarbecue?
- Zorg dat alle vlees, salades, drank en vegetarische producten tot vlak voor gebruik gekoeld kunnen blijven. Plan minimaal 1 koelbox per 10 tot 15 personen als er geen koelkast op locatie beschikbaar is, en vul die met voldoende koelelementen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!