Checklist pour organiser un barbecue de mariage

Un barbecue de mariage demande plus qu’un menu et quelques grilles de cuisson. Il faut coordonner les réponses des invités, les besoins alimentaires, les locations, le mobilier, le froid et le service, souvent sur un terrain extérieur. Cette checklist de 67 tâches et 55 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au montage des tentes. Elle prévoit aussi les points qui posent problème au dernier moment : pluie, stockage des boissons, éclairage et circulation entre buffet, bar et barbecues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Réserver le matériel de barbecue
Réserver la tente et le mobilier
Choisir la musique et la playlist
2 personnes
Établir le plan du site
2 personnes
Déterminer l’agencement des tables
2 personnes
Définir le menu et les portions
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer la viande et les salades
4 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Définir le scénario d’urgence en cas de pluie
2 personnes
Tondre et nettoyer le site
2 personnes
Faire livrer le matériel de location
2 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace buffet et bar
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le barbecue en toute sécurité
3 personnes
Vérifier le charbon et le gaz
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Préparer les boissons et la glace
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Préchauffer le barbecue
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Gérer la table de cadeaux
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Griller la viande pour barbecue
3 personnes
Griller les options végétariennes
2 personnes
Servir les salades et le pain
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir séparément les plats spéciaux
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Fournir la musique
Dégager la piste de danse
Allumer l’éclairage de nuit
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Ranger les restes au frais
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les glacières et les outils
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Effectuer la vérification finale du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables à mangerqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 6
Table des cadeaux
Housses de nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 20
Couvertsqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Pinces de barbecueqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3
Glacièresqté 6

Équipement

Barbecuesqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Pince à charbonqté 3
Briquetsqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 10
Guirlandesqté 12
Bouquets de ballonsqté 10
Badges nominatifsqté 90
Cartes de menuqté 12
Panneau d’accueil
Boîtes cadeauxqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Égouttoirsqté 3
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les locations au moins 6 à 8 semaines avant le mariage : barbecues, bouteilles de gaz, tentes, tables et chaises peuvent être indisponibles ensemble. Confirmez ensuite la date et l’horaire de livraison par écrit.
Fixez les quantités après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Pour le premier verre, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne, puis adaptez les achats à la durée et aux conducteurs désignés.
Organisez le terrain en zones distinctes : cuisson, buffet, bar, repas et cadeaux. Gardez au moins 1,5 mètre autour des barbecues et évitez de faire traverser les invités devant les cuisiniers.
Ne laissez pas les boissons et les préparations sensibles à température ambiante toute la journée. Utilisez les glacières pour maintenir les boissons au frais et préparez les salades, desserts et découpes selon un ordre précis.
Décidez du plan pluie au moins 48 heures avant, puis vérifiez la météo une dernière fois la veille. Prévoyez où déplacer les tables, comment protéger le buffet et qui coordonne le montage des tentes et de l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue de mariage ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les réponses et les besoins alimentaires, puis réservez le matériel, les tentes et le mobilier avant les dernières semaines.
Combien de boissons prévoir pour un barbecue de mariage ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure selon la durée et la météo. Ajoutez de l’eau, des boissons sans alcool et une marge de 10 % pour les imprévus.
Quand faut-il réserver les tentes et le matériel de barbecue ?: Réservez-les 6 à 8 semaines avant la date, et plus tôt si le mariage a lieu pendant une période très demandée. Confirmez la livraison, le montage et le combustible au plus tard 7 jours avant.
Que faire s’il pleut le jour d’un barbecue de mariage ?: Décidez du scénario de repli au moins 48 heures avant. Les tentes doivent couvrir les zones repas et buffet, tandis que les barbecues restent installés dans un emplacement sûr, ventilé et éloigné des invités.

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