Hochzeitsgrillabend organisieren: die Checkliste

Ein Hochzeitsgrillabend wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als ein normales Grillfest. Gästezahl, Ernährungswünsche und Portionen müssen früh feststehen, damit Grill, Zelt, Mobiliar und Geschirr passend reserviert werden können. Kurz vor dem Termin geht es um Einkauf, Kühlung und vorbereitete Speisen. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Geländeplan, ein eingerichteter Buffetbereich und ein Regenplan, damit Aufbau und Ablauf nicht ins Stocken geraten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Gästeliste finalisieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
Grillausrüstung reservieren
Zelt und Mobiliar reservieren
Musik und Playlist auswählen
2 Personen
Geländeaufteilung erstellen
2 Personen
Tischaufteilung festlegen
2 Personen
Menü und Portionen festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Fleisch und Salate vorbereiten
4 Personen
Desserts vorbereiten
2 Personen
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Notfallplan bei Regen festlegen
2 Personen
Ort mähen und reinigen
2 Personen
Mietmaterial liefern lassen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet- und Barbereich einrichten
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Grill sicher aufstellen
3 Personen
Kohle und Gas kontrollieren
2 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
Getränke und Eis bereitstellen
3 Personen
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Namensschilder auslegen
2 Personen
Toiletten auffüllen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen

Event

Grill vorheizen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Geschenketisch betreuen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Grillfleisch grillen
3 Personen
Vegetarische Optionen grillen
2 Personen
Salate und Brot ausgeben
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätgerichte separat servieren
2 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Musik organisieren
Tanzfläche freihalten
Nachtbeleuchtung einschalten
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Grill sicher löschen
2 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen und Werkzeug verstauen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abschlusskontrolle des Geländes durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
EsstischeAnz. 10
StühleAnz. 90
StehtischeAnz. 6
Geschenketisch
TischdeckenhussenAnz. 14

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 20
BestecksetsAnz. 100
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
ServierschalenAnz. 20
ServierbesteckAnz. 20

Küche

GrillzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 3
KühlboxenAnz. 6

Ausstattung

GrillsAnz. 3
GasflaschenAnz. 3
KohlezangeAnz. 3
FeuerzeugeAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdekorationenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 10
GirlandenAnz. 12
BallonbündelAnz. 10
NamensschilderAnz. 90
SpeisekartenAnz. 12
Willkommensschild
GeschenkkartonsAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
SpülwannenAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
AbtropfgitterAnz. 3
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Gästezahl spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Bearbeite Zu- und Absagen gesammelt und notiere vegetarische, vegane sowie weitere Ernährungswünsche, bevor du Menü und Portionen berechnest.
Reserviere Grills, Gasflaschen, Partyzelte, Tische und Stühle nicht erst kurz vor dem Termin. Prüfe außerdem, ob Mietmaterial geliefert wird oder am Aufbautag selbst abgeholt werden muss.
Plane für den Aufbau mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Bar, Geschenketisch und Beleuchtung brauchen eine feste Reihenfolge und ausreichend Helfer.
Kühle Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Kühlboxen bereit und plane einen getrennten Bereich für rohe Zutaten, fertiges Grillgut, Salate und Desserts ein.
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und erneut am Vorabend. Lege fest, wann Zelte aufgebaut werden, wohin Buffet und Sitzplätze bei Regen kommen und wer die Entscheidung umsetzt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Hochzeitsgrillabend planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Reservierungen. Menü, Portionen und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Grillgut brauche ich pro Gast bei einer Hochzeit?: Rechne bei Erwachsenen grob mit 250 bis 350 Gramm Grillgut pro Person, abhängig von Beilagen und Dessert. Für Kinder reichen meist 100 bis 200 Gramm; plane zusätzlich vegetarische oder vegane Portionen nach den Anmeldungen ein.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Hochzeitsgrillabend?: Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle neben alkoholischen Getränken ausreichend Wasser bereit und halte Getränke mehrere Stunden vor Beginn gekühlt.
Wann soll der Aufbau für einen Hochzeitsgrillabend beginnen?: Starte den Aufbau mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Zelte und Mobiliar kommen zuerst, danach Buffet und Bar, Geschirr, Beleuchtung sowie die vorbereiteten Speisen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.