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Checklist pour organiser un barbecue de clôture

Un barbecue de clôture demande plus qu’une liste de courses : il faut coordonner les réponses, les besoins alimentaires, le matériel et l’installation du lieu. Ce plan vous accompagne des premières invitations jusqu’à l’accueil des invités. Vous saurez quand acheter les produits frais, mettre les boissons au frais, monter les tentes et préparer les barbecues. Prévoyez aussi une solution pour la météo et un contrôle précis de la vaisselle, de l’électricité et des espaces de cuisson.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver des tentes de réception

  • Établir la liste définitive des invités

  • Déterminer le menu et les quantités

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses pour les produits non périssables

    2 personnes

  • Acheter les boissons et la glace

    2 personnes

  • Faire les courses de produits frais

    2 personnes

  • Faire mariner la viande et les légumes

    2 personnes

  • Préparer les salades

    2 personnes

  • Vérifier la vaisselle et le matériel

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier le site et l’alimentation électrique

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Aménager les emplacements de barbecue

    2 personnes

  • Installer le buffet et le point boissons

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les salades et les sauces

    2 personnes

  • Allumer les barbecues

    2 personnes

  • Préparer la table d’accueil

Événement

  • Accueillir les invités

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    2 personnes

  • Servir les amuse-bouches

    2 personnes

  • Griller la viande et les légumes

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler les déchets et les bouteilles vides

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

  • Annoncer le dernier tour

Suivi

  • Emballer les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Laisser refroidir les barbecues

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 6
  • Chaisesqté 55
  • Tables de buffetqté 2
  • Tabouretsqté 6

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 60
  • Bols réutilisablesqté 60
  • Verres réutilisablesqté 70
  • Tasses à caféqté 30
  • Couvertsqté 60
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 6
  • Louchesqté 6

Équipement

  • Barbecuesqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 3
  • Bouilloire
  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 4
  • Thermomètres à viandeqté 2

Cuisine

  • Plateaux à grillades en aluminiumqté 6
  • Saladiersqté 6
  • Pains de glaceqté 16
  • Papier aluminiumqté 2
  • Boîtes de conservationqté 12

Décoration

  • Nappesqté 8
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Ballonsqté 50

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 4
  • Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Balaiqté 2
  • Élément accrocheur
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la liste définitive des invités avant de calculer le menu : vérifiez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le barbecue.
  • Achetez les produits non périssables et le matériel plusieurs jours à l’avance, puis gardez les produits frais et la viande pour les 24 à 48 dernières heures.
  • Prévoyez les boissons et la glace séparément des courses alimentaires : mettez-les au frais dès que possible et gardez une glacière de réserve pour le service.
  • Contrôlez le site et l’alimentation électrique avant le jour J. Les tentes, les tables, les chaises et les emplacements des barbecues doivent être installés avant l’arrivée des invités.
  • Allumez les barbecues assez tôt pour servir à l’heure prévue, puis préparez le buffet, le point boissons et la table d’accueil pendant la montée en température.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un barbecue de clôture ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse définitive au plus tard 7 jours avant afin de calculer les quantités et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il acheter la viande et les produits frais ?
Achetez la viande et les autres produits frais 24 à 48 heures avant le barbecue. Les produits non périssables peuvent être achetés 5 à 7 jours avant, ce qui réduit les courses de dernière minute.
Quand installer les tentes, les tables et les barbecues ?
Prévoyez l’installation 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Gardez ensuite au moins 60 minutes pour vérifier le buffet, les boissons, l’électricité et l’allumage des barbecues.
Que vérifier la veille d’un barbecue de clôture ?
Vérifiez les prévisions météo, la liste des invités, les besoins alimentaires, la vaisselle et le matériel de cuisson. Préparez aussi les marinades et les salades qui supportent une préparation la veille, puis confirmez les tentes et l’alimentation électrique.

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