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Abschlussgrillfest organisieren: die Checkliste

Ein Abschlussgrillfest gelingt leichter, wenn du die Vorbereitung in feste Etappen teilst. Verschicke die Einladungen früh, erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche und lege danach Mengen und Menü fest. Haltbare Lebensmittel und Getränke kannst du vorab besorgen; Fleisch, Gemüse, Salate und Saucen kommen kurz vor dem Fest. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Zelte, Sitzplätze, Grillbereiche, Buffet und eine kalte Getränkestation.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Partyzelte reservieren

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Menü und Mengen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Getränke und Eis einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Fleisch und Gemüse marinieren

    2 Personen

  • Salate vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Location und Strom prüfen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Grillbereiche einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Salate und Saucen bereitstellen

    2 Personen

  • Grills anzünden

    2 Personen

  • Willkommenstisch vorbereiten

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Fleisch und Gemüse grillen

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Müll und leere Flaschen einsammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Letzte Runde ankündigen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Grills abkühlen lassen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • GrillsAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3
  • Wasserkocher
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • FleischthermometerAnz. 2

Küche

  • Aluminium-GrillschalenAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 16
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 50

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Blickfang
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die endgültige Gästeliste spätestens einige Tage vor dem Fest ein. Erst dann lassen sich Fleisch, Beilagen, Getränke, Geschirr und Sitzplätze zuverlässig berechnen.
  • Prüfe die Wettervorhersage und reserviere Partyzelte nicht erst am Vortag. Berücksichtige außerdem, wo Strom für Lichterketten, Wasserkocher und andere Geräte verfügbar ist.
  • Kaufe haltbare Lebensmittel zuerst und erledige frische Einkäufe möglichst am Tag vor dem Grillfest. Fleisch und Gemüse können dann mariniert, Salate vorbereitet und in Frischhaltedosen gekühlt werden.
  • Richte Buffet und Getränkestation getrennt vom Grillbereich ein. So stehen Teller, Schüsseln, Servierzangen, Gläser und kalte Getränke bereit, ohne dass sich Warteschlangen am Grill bilden.
  • Stelle am Veranstaltungstag zuerst Tische, Stühle und Zelte auf und zünde die Grills erst danach an. Plane zusätzlich Zeit für Willkommenstisch, Dekoration, Kühlboxen und das Kaltstellen der Getränke ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Abschlussgrillfest einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Gästeliste, Ernährungswünsche und Mengen festlegen kannst.
Wie viel Fleisch und Getränke braucht man für ein Abschlussgrillfest?
Rechne bei Erwachsenen grob mit 250 bis 300 g Grillgut pro Person, ergänzt um Salate und Beilagen. Für Getränke sind etwa 2 bis 3 Getränke pro Person in der ersten Stunde und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde ein brauchbarer Richtwert.
Wann sollte man Salate und Fleisch für das Grillfest vorbereiten?
Mariniere Fleisch und Gemüse am Vortag und bewahre alles gut gekühlt auf. Salate und Saucen kannst du ebenfalls am Vortag vorbereiten; empfindliche Zutaten kommen erst kurz vor dem Servieren dazu.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Abschlussgrillfests?
Plane für Zelte, Tische, Stühle, Grillbereiche, Buffet, Getränke und Dekoration mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Beginne mit dem Aufbau, bevor die Gäste eintreffen, und zünde die Grills etwa 30 bis 45 Minuten vorher an.

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