Checklist para organizar una ruta de coches clásicos

Una ruta de coches clásicos necesita más preparación que elegir un recorrido bonito. Hay que cerrar la fecha, comprobar cada tramo, coordinar permisos, participantes y puntos de descanso, y dejar claras las instrucciones antes de la salida. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden adecuado. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: teléfonos de emergencia, dorsales, folletos de ruta, catering y un plan alternativo por tráfico o mal tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Confirmar lugar de salida y llegada
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Comprobar los permisos de ruta
Definir los puntos de descanso
2 personas
Reservar el catering
Reservar fotógrafo
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Comprobar el seguro
Actualizar la lista de participantes
Asignar números de dorsal
2 personas
Definir la ruta definitiva
2 personas
Preparar el libro de ruta
2 personas
Calcular los tiempos de ruta
Enviar información a los participantes
Recopilar números de emergencia
Comprobar la situación del tráfico
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Imprimir los folletos de ruta
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar el stock de catering
2 personas
Repostar los coches de la organización
2 personas
Limpiar la zona de salida
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Colocar flechas de ruta
3 personas
Montar el área de descanso
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Dar briefing a los voluntarios

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la sesión informativa a los conductores
Hacer salir los coches clásicos
3 personas
Registrar el orden de salida
Atender el puesto de ruta
3 personas
Atender el punto de descanso
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Tomar fotos
Registrar a los participantes que lleguen
Servir la cena
4 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Despedida y comentarios

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Devolver el material de depósito
Gestionar los objetos perdidos
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Teléfonos móvilescant. 4
Baterías externascant. 4

Material para la ruta

Flechas de rutacant. 80
Contadores de rutacant. 60
Dorsalescant. 60
Conoscant. 20
Chalecos reflectantescant. 12
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Cordóncant. 2
Linternascant. 6

Decoración

Banderas de la asociacióncant. 6
Pancarta de salida
Cartel de bienvenida
Mantelescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 3
Soportes para bolsas de basuracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija la fecha y la ruta, confirma los puntos de salida y llegada, revisa los permisos y reserva con tiempo el catering y el fotógrafo.
Haz una comprobación real de la ruta al menos 2 semanas antes. Calcula los tiempos de cada tramo, localiza zonas seguras para descansar y revisa tráfico, cruces complicados y cobertura telefónica.
Cierra las inscripciones 7 días antes de la salida. Actualiza la lista, recoge las preferencias dietéticas, asigna los dorsales y recopila un número de emergencia por participante o vehículo.
Envía la información definitiva 3 o 4 días antes: hora y lugar de salida, ruta, paradas, normas, contacto de la organización y qué hacer si un coche se separa del grupo.
Prepara el material la víspera y separa la mesa de inscripción, los dorsales, folletos, bolígrafos, portapapeles, señalización y chalecos reflectantes. Cuenta también el stock de catering y carga baterías externas y teléfonos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de coches clásicos?: Reserva entre 8 y 12 semanas para una ruta con varios vehículos y paradas. Así tendrás margen para permisos, seguro, catering, fotógrafo e inscripciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una ruta de coches clásicos?: Ciérralas aproximadamente 7 días antes. Necesitarás ese plazo para actualizar participantes, preparar dorsales, calcular el catering y enviar la información final.
¿Qué hay que revisar en la ruta antes de la salida?: Haz una comprobación completa entre 1 y 2 semanas antes y otra el día anterior. Revisa seguridad, tráfico, permisos, tiempos, puntos de descanso y posibles desvíos por obras o mal tiempo.
¿Cuánto catering hace falta para una ruta de coches clásicos?: Calcula las raciones según el número confirmado de participantes y añade un margen del 10 %. Confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y prepara el stock el día anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.