Oldtimerrit organiseren: checklist van route tot finish

Een oldtimerrit staat of valt met een route die haalbaar is voor verschillende auto’s en bestuurders. Leg eerst datum, start- en eindlocatie, route en rustpunten vast; regel daarna vergunningen, verzekering, catering en vrijwilligers. In de laatste week werk je de deelnemerslijst, startnummers en routeboeken af. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, inclusief zaken die op de ochtend zelf vaak te laat worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie bevestigen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Routevergunningen controleren
Rustpunten vastleggen
2 personen
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verzekering controleren
Deelnemerslijst bijwerken
Startnummers toewijzen
2 personen
Route definitief uitwerken
2 personen
Routeboek maken
2 personen
Rijtijden berekenen
Deelnemersinformatie versturen
Noodnummers verzamelen
Verkeerssituatie controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Routeboekjes printen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Cateringvoorraad klaarzetten
2 personen
Auto's van organisatie tanken
2 personen
Startterrein schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Briefing vrijwilligers geven

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen aftekenen
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Rijderbriefing verzorgen
Oldtimers laten vertrekken
3 personen
Vertrekvolgorde registreren
Routepost bemannen
3 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Foto's maken
Binnenkomende deelnemers registreren
Diner uitserveren
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Afscheid en terugkoppeling geven

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Borgmaterialen retourneren
Gevonden voorwerpen verwerken
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 80
Routeboekhoudersaantal 60
Startnummersaantal 60
Pionnenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Koordaantal 2
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Verenigingsvlaggenaantal 6
Startbord
Welkomstbord
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens één keer op veiligheid en rijtijden. Reken niet alleen met de theoretische afstand: plan extra tijd voor smalle wegen, kruisingen, fotostops en langzaam rijdende oldtimers.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters tijdig door aan de cateraar. Houd ook rekening met koffie, water en servies voor het rustpunt.
Stuur deelnemersinformatie enkele dagen voor de rit, met starttijd, locatie, route-instructies en noodnummers. Print daarnaast routeboekjes en leg routeboekhouders vooraf per auto klaar.
Maak de startlocatie praktisch met een inschrijftafel, klemborden, pennen en startnummers. Leg routepijlen, pionnen en reflecterende hesjes apart klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de inschrijving hoeven te zoeken.
Controleer de weersverwachting en verkeerssituatie de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Test mobiele telefoons, powerbanks, koffiezetapparaten en verlengkabels voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oldtimerrit organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, start- en eindlocatie. Regel vergunningen, verzekering, catering en fotograaf zodra de route en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een oldtimerrit?: Plan naast de zuivere rijtijd minimaal 30 minuten voor de start, 15 tot 20 minuten per rustpunt en 30 minuten voor de finish. Tel bij een route met veel bochten of dorpskernen extra marge op.
Wanneer moet ik de route van een oldtimerrit definitief maken?: Maak de route uiterlijk 2 weken voor de rit definitief, zodat je rijtijden kunt berekenen en het routeboek kunt maken. Controleer de verkeerssituatie nogmaals 1 tot 2 dagen vooraf.
Wat moet ik op de startlocatie van een oldtimerrit klaarzetten?: Zet minstens 60 minuten voor de eerste start de inschrijftafel, startnummers, klemborden, pennen, routeboekjes en routepijlen klaar. Voor catering heb je daarnaast tafels, stoelen, koffievoorzieningen, glazen, borden en afvalbakken nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.