Checklist pour organiser un atelier de préparation à l’entretien d’embauche

Un atelier de préparation à l’entretien d’embauche demande plus que la réservation d’une salle. Il faut prévoir les inscriptions, les offres d’emploi fictives, les fiches de travail et le matériel de présentation, puis préparer l’accueil et les dossiers des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les besoins alimentaires ni les impressions de dernière minute. Utilisez-la pour suivre les 47 tâches du plan et réunir les 36 fournitures nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Sélectionner des offres d’emploi fictives
Mettre à jour les fiches de travail
Vérifier la présentation
Commander le catering
Définir la disposition des tables
Créer des badges nominatifs
Imprimer les programmes
Imprimer les feuilles de travail
Imprimer les formulaires d’évaluation
Imprimer la liste des participants
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer les dossiers de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la signalétique

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Faire l’introduction
Expliquer les compétences de candidature
Animer l’exercice de CV
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
S’entraîner aux entretiens d’embauche
3 personnes
Animer le tour de feedback
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes
Servir le déjeuner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Répondre aux questions
S’entraîner à l’elevator pitch
2 personnes
Distribuer les évaluations
Clôturer l'atelier

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Fermer le lieu
Traiter les formulaires d'évaluation
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Chevalet de conférence
Blocs pour chevaletqté 2
Tableau blanc

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à boireqté 30
Assiettesqté 30
Cuillères à caféqté 30

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Plateaux de serviceqté 3
Corbeilles à painqté 3
Glacièresqté 2

Papeterie

Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 30
Presse-papiersqté 24
Classeurs à anneauxqté 24
Post-itqté 12
Porte-nomsqté 30
Feuilles de travailqté 30
Programmesqté 30
Formulaires d’évaluationqté 30

Décoration

Panneaux de signalisationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 10
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle au moins 3 à 4 semaines avant l’atelier. Vérifiez dès la réservation le nombre de tables et de chaises, la possibilité d’installer un vidéoprojecteur et l’espace disponible pour la table d’inscription.
Envoyez le formulaire d’inscription dès que la date et le lieu sont confirmés, puis relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant. Profitez du formulaire pour recueillir les besoins alimentaires et éviter une commande de catering inadaptée.
Préparez les offres d’emploi fictives et les fiches de travail au moins une semaine avant l’atelier. Gardez 10 à 15 % de dossiers imprimés en plus du nombre de participants pour les inscriptions tardives ou les documents abîmés.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges la veille, puis refaites un essai 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Un adaptateur manquant ou une multiprise inaccessible peut retarder tout le démarrage.
Installez la signalétique, les badges, les dossiers de travail et la table d’inscription 30 à 45 minutes avant l’accueil. Préparez aussi le café et le thé avant l’arrivée des participants, avec les tasses, verres, cuillères et thermos déjà disposés.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier de préparation à l’entretien ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’atelier afin de commander le catering et d’imprimer la liste des participants.
Combien de dossiers de travail faut-il imprimer ?: Imprimez un dossier par participant inscrit, plus 10 à 15 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 20 participants, prévoyez donc 22 à 23 dossiers afin de couvrir les inscriptions tardives et les erreurs d’impression.
Quand vérifier le matériel de présentation ?: Faites un premier test la veille, puis un second au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 45 à 60 minutes pour installer les tables, les chaises, la signalétique, la table d’inscription et le matériel. Ajoutez 15 minutes si la disposition des tables doit être modifiée ou si le matériel n’est pas déjà dans la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.