Checklist pour organiser un atelier de musique

Un atelier de musique demande plus qu’un programme et quelques instruments. Il faut coordonner les enseignants, les accompagnateurs et les participants, préparer les morceaux et vérifier chaque élément de sonorisation. Cette checklist de 48 tâches et 43 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’accueil du groupe. Vous y trouverez aussi les préparatifs souvent oubliés : besoins alimentaires, itinéraire, câbles, tests audio et installation des stations musicales.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Fixer le programme de l'atelier
2 personnes
Valider les enseignants et les accompagnateurs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Sélectionner les morceaux de musique
2 personnes
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Vérifier l'équipement
2 personnes
Inventorier les instruments
Faire les réservations
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Rappeler les participants
Refroidir les boissons
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les stations musicales
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones et les instruments
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les collations et le buffet
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer le programme et les consignes de sécurité
Animer l’échauffement musical
2 personnes
Expliquer les rythmes de base
2 personnes
Accompagner les groupes d’instruments
4 personnes
Servir les boissons et les en-cas de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Répéter le jeu d'ensemble
3 personnes
Servir le repas
3 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
2 personnes
Animer la répétition pour la clôture
3 personnes
Présenter l'exposé final
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Débrancher les instruments et le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Ranger le matériel au sec et en sécurité
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Table de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Clavierqté 2
Guitares acoustiquesqté 4
Ensembles de percussionsqté 6
Pieds de microqté 12
Casques audioqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur
Métronomeqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Tentures de scèneqté 2
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 4

Éclairage

Pieds d’éclairageqté 2
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : les morceaux choisis déterminent les partitions, les fichiers audio, les instruments et le matériel de projection à prévoir.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis mettez la liste des participants à jour au moins 7 jours avant l’atelier pour ajuster les achats et l’accueil.
Testez la sonorisation la veille ou au moins 2 heures avant l’arrivée du groupe. Vérifiez séparément les microphones, les câbles, les boîtiers DI, la table de mixage et les instruments.
Préparez une station musicale par activité prévue et gardez au moins 15 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises, les instruments et les rallonges sans gêner les participants.
Envoyez un rappel 24 à 48 heures avant l’atelier avec l’horaire, l’itinéraire et les informations de stationnement. Refroidissez les boissons et aérez la salle avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de musique ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les enseignants, le programme, les inscriptions, les morceaux, les réservations et le matériel technique.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de musique ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription à 7 jours de l’atelier afin de finaliser les participants, les besoins alimentaires et les achats.
Que faut-il tester avant un atelier de musique ?: Testez la sonorisation au moins 2 heures avant l’accueil : microphones, pieds, table de mixage, câbles, boîtiers DI, instruments, ordinateur et vidéoprojecteur si nécessaire. Faites aussi un essai avec les morceaux utilisés pendant l’atelier.
Quand installer la salle pour un atelier de musique ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant le début. Gardez ensuite 15 à 20 minutes pour tester les stations musicales, préparer la table d’inscription et résoudre un éventuel problème de câble ou d’instrument.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.