Checklist para organizar un taller de música sin olvidar nada
Organizar un taller de música requiere coordinar participantes, docentes, repertorio, instrumentos y sonido en un orden claro. Esta checklist reúne las tareas desde la reserva del espacio y las inscripciones hasta el montaje de las estaciones musicales. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los archivos de música y la prueba de micrófonos. Úsala para avanzar con tiempo y llegar al inicio con el aula preparada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Fijar el programa del taller
2 personas
Registrar a los docentes y acompañantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Seleccionar canciones
2 personas
Preparar hojas de trabajo
2 personas
Reunir archivos de música
Comprobar el equipo
2 personas
Inventariar los instrumentos
Hacer reservas
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Recordar a los participantes
Enfriar bebidas
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar las estaciones de música
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar micrófonos e instrumentos
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar aperitivos y buffet
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Explicar el programa y las normas de seguridad
Dirigir el calentamiento musical
2 personas
Explicar los ritmos básicos
2 personas
Acompañar a los grupos de instrumentos
4 personas
Servir bebidas y aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Practicar la coordinación
3 personas
Servir la comida
3 personas
Retirar la vajilla y los residuos
2 personas
Coordinar el ensayo de clausura
3 personas
Realizar la presentación final
4 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Desconectar instrumentos y equipos
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Guardar el equipo seco y seguro
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa de registro
- Mesa del bufécant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Tecladocant. 2
- Guitarras acústicascant. 4
- Kits de percusióncant. 6
- Atrilescant. 12
- Auricularescant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables de audiocant. 12
- Cables de instrumentoscant. 10
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
- Pantalla de proyección
- Proyector
- Metrónomocant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Telones de escenariocant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 30
- Cinta adhesivacant. 4
Iluminación
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Juego de fregona
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y preferencias dietéticas.
- Revisa las canciones y los archivos de música con varios días de antelación. Imprime las hojas de trabajo y prepara copias suficientes para cada participante más 2 de repuesto.
- Haz un inventario separado de instrumentos, cables y accesorios: teclado, guitarras, kits de percusión, atriles, cajas DI y regletas. Los cables alargadores y adaptadores suelen ser lo que falta cuando ya ha empezado el montaje.
- Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada del grupo para ventilar el espacio, colocar mesas y sillas, montar las estaciones y conectar el equipo de sonido. Prueba cada micrófono e instrumento, no solo los altavoces.
- Envía la ruta, la información de aparcamiento y un recordatorio entre 24 y 48 horas antes. Prepara la mesa de registro y enfría las bebidas antes de que lleguen los primeros participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de música?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva primero la fecha y el espacio, y deja al menos 2 semanas para las inscripciones, las preferencias dietéticas y la confirmación de docentes y acompañantes.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un taller de música?
- Calcula entre 90 y 120 minutos antes de la apertura. Ese margen permite colocar el mobiliario, montar las estaciones, conectar altavoces y mesa de mezclas, probar micrófonos e instrumentos y preparar el registro.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio a los participantes?
- Envíalo entre 24 y 48 horas antes del taller. Incluye la hora de llegada, la ruta, la información de aparcamiento y cualquier indicación sobre instrumentos o materiales que deban llevar.
- ¿Cuántas copias de las hojas de trabajo debo imprimir?
- Imprime una copia por participante y añade 2 copias de reserva. Si la lista aún puede cambiar, prepara las copias definitivas después de actualizarla y vuelve a comprobarla el día anterior.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!