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Musikworkshop organisieren: die komplette Checkliste

Ein Musikworkshop braucht mehr als ein gutes Programm: Instrumente, Technik, Arbeitsmaterialien und die Anreise der Teilnehmenden müssen zusammenpassen. Plane zuerst Raum, Ablauf und Betreuung, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen prüfst du Musiktitel, Dateien, Instrumente und Audiozubehör und bereitest die Registrierung vor. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Techniktest, Getränke und ein gut gelüfteter Raum.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Workshopprogramm festlegen

    2 Personen

  • Lehrkräfte und Begleitpersonen festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Musiktitel auswählen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter vorbereiten

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Instrumente inventarisieren

  • Reservierungen vornehmen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Teilnehmer erinnern

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Musikstationen einrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone und Instrumente testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Snacks und Buffet bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm und Sicherheitsregeln erläutern

  • Musikalisches Warm-up anleiten

    2 Personen

  • Grundrhythmen erklären

    2 Personen

  • Instrumentengruppen begleiten

    4 Personen

  • Pausengetränke und Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zusammenspiel üben

    3 Personen

  • Mahlzeit servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall wegräumen

    2 Personen

  • Abschlussprobe begleiten

    3 Personen

  • Abschlusspräsentation durchführen

    4 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente und Geräte abkoppeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geräte trocken und sicher verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • Registrierungstisch
  • Buffet-TischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • KeyboardAnz. 2
  • AkustikgitarrenAnz. 4
  • PercussionsetsAnz. 6
  • NotenständerAnz. 12
  • KopfhörerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 12
  • InstrumentenkabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • Projektionsleinwand
  • Beamer
  • MetronomAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 50
  • StifteAnz. 30
  • KlebebandAnz. 4

Beleuchtung

  • LichtstativeAnz. 2
  • LED-LampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Wischset

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Ablauf früh fest und plane pro Arbeitsblock eine kurze Pause ein. So lassen sich Musiktitel, Arbeitsblätter und Musikdateien rechtzeitig aufeinander abstimmen.
  • Prüfe die Technik nicht erst beim Einlass: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Laptop mindestens am Vortag gemeinsam.
  • Zähle Instrumente und Zubehör nach der Inventarliste durch. Bei mehreren Musikstationen braucht jede Station passende Instrumente, Notenständer, Kopfhörer oder ein Metronom.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und aktualisiere die Teilnehmerliste bis spätestens 2 Tage vor dem Workshop. So kannst du Getränke und Verpflegung passend einkaufen.
  • Baue Registrierungstisch, Tische und Stühle mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Lüfte den Raum, kühle Getränke und teste Mikrofone und Instrumente, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikworkshop planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Lehrkräften. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Workshop verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Was muss ich für einen Musikworkshop an Technik vorbereiten?
Plane je nach Workshop aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie Audio-, Instrumenten- und Verlängerungskabel ein. Führe den vollständigen Funktionstest spätestens 24 Stunden vorher durch.
Wann soll ich die Teilnehmer an einen Musikworkshop erinnern?
Schicke die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Ergänze darin Beginn, Adresse, Park- und Routeninformationen sowie Hinweise zu mitzubringenden oder vor Ort vorhandenen Instrumenten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikworkshops?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Musikstationen und Getränke ein. Für umfangreiche Audio- und Instrumententechnik sind 90 Minuten sicherer, besonders wenn mehrere Stationen eingerichtet werden.

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