Dansworkshop organiseren: checklist en planning

Een dansworkshop staat of valt met een vrije dansvloer, duidelijke informatie en techniek die vóór binnenkomst werkt. Leg eerst locatie, docent en programma vast; verwerk daarna aanmeldingen en praktische wensen. In de laatste week controleer je de vloer, zaalindeling, muziek en benodigdheden. Op de dag zelf draait het vooral om een vlotte ontvangst, een korte geluidscheck en genoeg ruimte om veilig te bewegen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Dansdocent vastleggen
Programma en muziekstijl bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Deelnemerslijst bevestigen
Instructeurprogramma bevestigen
Muziek afspeellijst samenstellen
Locatie en vloer controleren
2 personen
Indeling van de zaal bepalen
2 personen
Benodigdheden inkopen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst printen
Programma's printen
Apparatuur opladen
Muziek offline klaarzetten

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dansruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Geluids- en stroomtest uitvoeren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstuitleg geven
Veiligheidsinstructies geven
Eerste dansblok begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Tweede dansblok begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Derde dansblok begeleiden
2 personen
Afsluitende dans verzorgen
2 personen
Afscheid en uitgifte begeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en afval opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Timer
Telefoonhouder
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Markeerschijvenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelgotenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Pijlbordenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 4
Plakbandrollenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de belangrijkste bevestigingen uiterlijk twee weken vooraf: locatie, dansdocent, muziekstijl en programma. Zo kun je deelnemers nog tijdig informeren als de workshopduur of inhoud verandert.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de workshop en bevestig daarna één deelnemerslijst. Noteer dieetwensen en vervoersbehoeften apart, zodat je bij ontvangst niet hoeft te zoeken.
Controleer de dansruimte vóór je tafels en stoelen plaatst. Houd de vloer volledig vrij en leg dansmatten, weerstandsbanden en markeerschijven klaar op een plek waar deelnemers niet door de oefenzone hoeven te lopen.
Zet muziek offline klaar en laad laptop, telefoon en speakers volledig op. Test het geluid minstens 30 minuten vóór de start, inclusief verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten.
Open de zaal minimaal 60 minuten vooraf. Gebruik het eerste halfuur voor opbouw en registratie en houd daarna 15 minuten over voor koffie, thee, naamkaartjes en een laatste veiligheidscontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en leg de dansdocent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop, zodat je aanmeldingen en vervoersbehoeften nog kunt verwerken.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Houd voor iedere deelnemer ongeveer 2 vierkante meter vrije dansruimte aan. Tel daarnaast ruimte op voor de geluidsinstallatie, instructeur en een veilige doorgang naar de ingang.
Wanneer moet ik de muziek en apparatuur testen?: Zet de afspeellijst uiterlijk 1 dag vooraf offline klaar. Test speakers, laptop, stroomaansluitingen en volume op de locatie minimaal 30 minuten vóór de start.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en naamkaartjes klaar hebben?: Print de deelnemerslijst en maak de naamkaartjes uiterlijk de avond ervoor. Leg ze bij de registratietafel klaar voordat de zaal opengaat, zodat de ontvangst vanaf het eerste moment doorloopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.