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Tanzworkshop organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Tanzworkshop müssen Raum, Unterricht und Technik genau zusammenpassen. Reserviere die Location und buche den Tanzlehrer zuerst, bevor du Einladungen verschickst. Danach klärst du Anmeldungen, Ernährungs- und Transportwünsche sowie das Programm. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem genug freie Tanzfläche, getestete Musiktechnik und einen klaren Empfang für die Teilnehmenden. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Kaffee nach dem Workshop.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Tanzlehrer buchen

  • Programm und Musikstil festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportbedarf erfassen

  • Teilnehmerliste bestätigen

  • Instruktorprogramm bestätigen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Location und Boden prüfen

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Benötigtes Material einkaufen

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Programme drucken

  • Geräte aufladen

  • Musik offline bereitlegen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tanzfläche freimachen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Sound- und Stromtest durchführen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Willkommensansprache halten

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Erste Tanzgruppe begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Zweiten Tanzblock begleiten

    2 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Dritten Tanzblock begleiten

    2 Personen

  • Abschluss-Tanz gestalten

    2 Personen

  • Abschied und Ausgabe begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Müll aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Materialien prüfen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Timer
  • Telefonhalter
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • TeegläserAnz. 50
  • TrinkgläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50

Sportmaterial

  • TanzmattenAnz. 20
  • WiderstandsbänderAnz. 20
  • MarkierscheibenAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • KabelkanäleAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 50
  • WegweiserAnz. 6

Büro

  • KlemmbretterAnz. 3
  • KugelschreiberAnz. 20
  • Wasserfeste StifteAnz. 4
  • KlebebandrollenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • BlechdosenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane für Aufbau, Soundcheck und Teilnehmerempfang jeweils einen festen Zeitblock ein. Öffne den Saal früh genug, damit Tische, Stühle und Registrierungstisch vor dem Eintreffen der Gruppe bereitstehen.
  • Prüfe den Tanzboden vorab auf rutschige oder beschädigte Stellen und lege fest, wie viel Fläche pro Übung benötigt wird. Tanzmatten, Markierscheiben und Widerstandsbänder sollten vor Beginn sichtbar und griffbereit liegen.
  • Lade Laptop, Bluetooth-Lautsprecher und weitere Geräte am Vortag vollständig auf. Speichere die Musik zusätzlich offline und teste Lautstärke, Kabel sowie Stromanschlüsse vor dem Workshop.
  • Bestätige die Teilnehmerliste spätestens einige Tage vorher und drucke sie für die Registrierung aus. Bereite Namensschilder und Wegweiser vor, damit der Einlass nicht den Workshopbeginn verzögert.
  • Plane Getränke nicht erst während der Pause: Stelle Wasser, Kaffee und Tee vor Beginn bereit. Für eine Gruppe von 20 Personen sind mehrere Wasserkannen und ausreichend Tassen oder Gläser praktischer als ein einzelner Getränkebereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Location für einen Tanzworkshop reservieren?
Reserviere die Location idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Boden, Raumaufteilung, Stromanschlüsse und die gewünschte Tanzfläche zu prüfen.
Wann sollte man den Tanzlehrer für einen Tanzworkshop buchen?
Buche den Tanzlehrer etwa 6 bis 8 Wochen vorher, besonders bei einem festen Musikstil oder mehreren Einheiten. Bestätige das Instruktorprogramm spätestens 7 Tage vor dem Workshop.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzworkshop?
Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Technik ein. Darin enthalten sind Raumaufteilung, freie Tanzfläche, Musikanlage, Material, Registrierung und ein vollständiger Sound- und Stromtest.
Wann sollte man Einladungen für einen Tanzworkshop verschicken?
Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist etwa 7 bis 10 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Transportbedarf rechtzeitig feststehen.

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