Checklist pour organiser un atelier de chant
Un atelier de chant demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut réserver l’intervenant, structurer le programme, suivre les inscriptions et préparer une installation adaptée au travail vocal. La disposition en demi-cercles, le clavier, les microphones et les pauses café ou déjeuner se règlent avant l’arrivée du groupe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Réserver l’intervenant
Élaborer le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer les informations aux participants
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Mettre les produits réfrigérés au frais
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Disposer les chaises en demi-cercles
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Installer un piano ou un clavier
2 personnes
Préparer les plans de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir et donner le règlement intérieur
Animer l'échauffement
2 personnes
S’exercer à la technique vocale
2 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Répéter le répertoire du groupe
2 personnes
Servir le buffet du soir
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner le chant en commun
2 personnes
Encadrer les courtes prestations
2 personnes
Faire la clôture et les remerciements
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 45
- Table d'inscription
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 50
- Verres réutilisablesqté 50
- Assiettes réutilisablesqté 50
- Couverts réutilisablesqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 4
Équipement
- Enceinte portable
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Clavier
- Support de clavier
- Pieds de microqté 4
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Piles rechargeablesqté 8
- Ordinateur portable
- Adaptateur HDMI
- Minuterie
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 6
- Couverts de serviceqté 6
- Glacièresqté 3
- Bouilloireqté 2
- Filtres à caféqté 100
Décoration
- Badges nominatifsqté 50
- Stylosqté 50
- Panneaux du programmeqté 4
- Flèches directionnellesqté 8
- Pinces à lingeqté 30
- Ruban adhésifqté 4
- Marqueursqté 12
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai
- Balayette et pelle
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants en caoutchoucqté 4
- Serviettesqté 8
Conseils
- Réservez la salle et l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions : le programme dépend de leurs disponibilités et des conditions techniques sur place.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez les informations pratiques après confirmation : horaires, règlement intérieur, accès et matériel à prévoir.
- Testez l’enceinte, les microphones, le clavier, les rallonges et les multiprises avant le jour J. Prévoyez aussi les piles rechargeables et un adaptateur HDMI si un ordinateur est utilisé.
- Installez les chaises en demi-cercles plutôt qu’en rangées, puis préparez les plans de travail, la table d’inscription et les tabourets avant l’ouverture de la salle.
- Ne gardez pas les boissons et le buffet pour la dernière minute : mettez les produits réfrigérés au frais, préparez le café et le thé, puis répartissez la vaisselle et les plateaux de service.
Questions fréquentes
- Quand réserver une salle pour un atelier de chant ?
- Réservez-la dès que la date et la durée sont définies, idéalement plusieurs semaines avant l’atelier. Vérifiez notamment l’espace disponible pour les demi-cercles, le clavier, la table d’inscription et le buffet.
- Comment organiser les inscriptions à un atelier de chant ?
- Ouvrez les inscriptions après avoir confirmé la salle, l’intervenant et le programme. Recueillez les besoins alimentaires, puis envoyez une confirmation et les informations pratiques à chaque participant au plus tard quelques jours avant l’atelier.
- Quel matériel prévoir pour un atelier de chant ?
- Prévoyez une enceinte portable, des microphones sans fil avec pieds, un clavier avec son support, des rallonges et des multiprises. Testez tout le matériel avant l’accueil et gardez des piles rechargeables disponibles.
- Que préparer le matin d’un atelier de chant ?
- Ouvrez la salle assez tôt pour installer les tables, les chaises en demi-cercles, le matériel sonore et la table d’inscription. Avant l’arrivée du groupe, préparez aussi le café, le thé, le buffet du déjeuner et le briefing de l’équipe d’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !