Checklist para organizar un taller de canto
Un taller de canto necesita más coordinación que una simple reserva de sala. Hay que confirmar al profesor, ordenar las inscripciones y preparar una disposición que permita cantar sin obstáculos: sillas en semicírculo, teclado, atriles y sonido probado. Esta checklist reúne la preparación previa y el montaje del día, incluido el registro, el café, el almuerzo y la información que los participantes deben recibir antes de llegar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Reservar al profesor
Desarrollar el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Enviar información a los participantes
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
Enfriar los productos refrigerados
Abrir el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas en semicírculo
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Montar el piano o teclado
2 personas
Preparar las encimeras
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Dar la bienvenida y las normas de la casa
Guiar el calentamiento
2 personas
Practicar la técnica vocal
2 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Ensayar el repertorio grupal
2 personas
Servir el buffet de la noche
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Dirigir el canto conjunto
2 personas
Coordinar breves actuaciones
2 personas
Hacer el cierre y dar las gracias
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 45
- Mesa de registro
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 50
- Vasos reutilizablescant. 50
- Platos reutilizablescant. 50
- Cubiertos reutilizablescant. 50
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Teclado
- Soporte para teclado
- Atrilescant. 4
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 8
- Portátil
- Adaptador HDMI
- Temporizador
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 6
- Cubiertos de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Hervidor de aguacant. 2
- Filtros de cafécant. 100
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 50
- Carteles del programacant. 4
- Flechas de direccióncant. 8
- Pinzas de la ropacant. 30
- Cinta adhesivacant. 4
- Rotuladorescant. 12
Catering
- Compras
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de gomacant. 4
- Toallascant. 8
Consejos
- Cierra el espacio y al profesor antes de abrir las inscripciones. Después envía el programa y fija una fecha límite para responder; así sabrás cuántas sillas, tazas y raciones necesitas.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confírmalas antes de hacer la compra. No dejes los productos refrigerados para el mismo día: enfríalos con antelación y prepara antes las provisiones no perecederas.
- Haz una prueba técnica completa al menos un día antes: altavoz, micrófonos inalámbricos, teclado, portátil, adaptador HDMI, regletas y baterías recargables. Comprueba también que los cables queden sujetos y que haya una alternativa si falla la conexión.
- Monta las sillas en semicírculo y deja espacio suficiente para el profesor, el teclado y los atriles. La mesa de registro debe quedar cerca de la entrada, separada de la zona donde se preparan el café y el almuerzo.
- Prepara un guion para la recepción con el orden del registro y las normas de la casa. Abre el espacio con tiempo para montar mesas, probar el sonido, preparar el café y tener listo el bufé antes de la bienvenida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de canto?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio y al profesor, desarrollar el programa y abrir las inscripciones. Cierra el número de participantes entre 3 y 5 días antes, cuando ya puedas comprar y preparar las provisiones.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido del taller de canto?
- Haz una prueba completa como mínimo 1 día antes y repítela al abrir el espacio. Comprueba micrófonos, altavoz, teclado, portátil, adaptador, regletas, cables y baterías, no solo que el equipo se encienda.
- ¿Cómo colocar las sillas en un taller de canto?
- Colócalas en semicírculo para que los participantes vean al profesor y se escuchen entre sí. Deja un pasillo de acceso y espacio para el teclado, los atriles y el equipo de sonido; termina el montaje al menos 30 minutos antes de recibir al grupo.
- ¿Cuándo confirmar las inscripciones y las dietas?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y envía la confirmación final entre 3 y 5 días antes del taller. Usa esa cifra para calcular el almuerzo, las bebidas, las tazas, los vasos, los platos y los cubiertos.
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