Gesangsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Gesangsworkshop braucht mehr als einen reservierten Raum und ein gutes Programm. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik und die Sitzordnung so vorbereiten, dass am Veranstaltungstag keine Rückfragen den Start verzögern. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vorher und teste Tonanlage, Mikrofone und Keyboard spätestens am Vortag. Diese Checkliste führt dich von der ersten Buchung bis zur Begrüßung der Teilnehmenden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Raum reservieren
Dozent festlegen
Programm ausarbeiten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Teilnehmerinformationen versenden
Technik testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
Kühlprodukte kühlen
Raum öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle in Halbkreisen aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Tonanlage aufstellen
2 Personen
Klavier oder Keyboard aufstellen
2 Personen
Arbeitsplatten bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Willkommen und Hausregeln erklären
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Gesangstechnik üben
2 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Gruppenrepertoire einstudieren
2 Personen
Abendbuffet servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Gemeindegesang begleiten
2 Personen
Kurzauftritte begleiten
2 Personen
Abschluss und Dank aussprechen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 45
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 50
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 50
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Keyboard
- Keyboardständer
- NotenständerAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 8
- Laptop
- HDMI-Adapter
- Timer
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeefilterAnz. 100
Dekoration
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 50
- ProgrammschilderAnz. 4
- RichtungspfeileAnz. 8
- WäscheklammernAnz. 30
- KlebebandAnz. 4
- StifteAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- MülleimerAnz. 4
- Besen
- Handfeger und Kehrblech
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- GummihandschuheAnz. 4
- HandtücherAnz. 8
Tipps
- Reserviere den Raum und lege die Dozentin oder den Dozenten mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Kläre dabei sofort, ob Halbkreise mit Stühlen, Arbeitsplatten und ein Klavier oder Keyboard möglich sind.
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Workshop und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor Beginn. Erfasse neben den Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, damit das Mittagsbuffet nicht kurzfristig umgeplant werden muss.
- Schicke bestätigten Teilnehmenden spätestens 3 Tage vorher alle Informationen zu Uhrzeit, Anreise, Ablauf und mitzubringenden Unterlagen. So bleibt am Registrierungstisch nur noch die tatsächliche Anmeldung.
- Teste Tonanlage, Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop, HDMI-Adapter und Verlängerungskabel am Vortag im aufgebauten Raum. Lege zusätzlich geladene wiederaufladbare Batterien bereit und prüfe, ob das Keyboard über den vorgesehenen Ständer sicher steht.
- Bereite am Veranstaltungstag zuerst die Sitzhalbkreise, den Registrierungstisch und die Technik vor. Kaffee und Tee sollten vor dem Eintreffen der Gruppe bereitstehen; Kühlprodukte und das Buffet legst du erst danach aus, damit sie frisch bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Gesangsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raumreservierung, Dozentenwahl und Programm. Die Anmeldungen sollten etwa 7 Tage vor dem Termin geschlossen werden, damit Verpflegung und Sitzplätze planbar sind.
- Wann sollte ich die Einladungen für einen Gesangsworkshop verschicken?
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Workshop. Eine Anmeldefrist 7 Tage vor Beginn lässt dir genug Zeit für Bestätigungen, Teilnehmerinformationen und die Planung des Mittagsbuffets.
- Wann muss die Technik für einen Gesangsworkshop getestet werden?
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Keyboard, Laptop und Adapter spätestens am Vortag. Wiederaufladbare Batterien sollten vollständig geladen sein, damit am Workshopmorgen keine Fehlersuche nötig ist.
- Wie früh muss der Raum am Tag des Gesangsworkshops geöffnet werden?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für das Öffnen, die Sitzordnung, den Registrierungstisch und den Technikaufbau ein. Kaffee und Tee können parallel vorbereitet werden, während das Empfangsteam eingewiesen wird.
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