Organiser un atelier d’écriture sans rien oublier
Un atelier d’écriture demande plus qu’une salle et quelques stylos. Il faut suivre les inscriptions, préparer les exercices, prévoir un poste d’accueil et installer le matériel avant l’arrivée du groupe. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, du premier envoi des invitations à l’ouverture de l’atelier. Elle vous aide aussi à anticiper les besoins alimentaires, les documents à distribuer et les détails souvent réglés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Confirmer l'intervenant
Élaborer le programme
Préparer les exercices d’écriture
Imprimer les documents
Créer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Rappeler les participants
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Distribuer le matériel d’écriture
2 personnes
Préparer les documents à distribuer
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d’inscription
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Ouvrir l'atelier
Expliquer les formes d’écriture
Accompagner la première activité d'écriture
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner la deuxième activité d’écriture
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer la troisième activité d’écriture
Faire lire les textes
Animer le tour de feedback
Clôturer l'atelier
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Table d’inscription
- Poubellesqté 3
Papeterie
- Carnetsqté 24
- Stylos à billeqté 30
- Crayonsqté 24
- Gommesqté 24
- Taille-crayonsqté 6
- Marqueursqté 12
- Badges nominatifsqté 24
- Post-itqté 12
- Chemises à pinceqté 24
Équipement
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueurs pour paperboardqté 8
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 24
- Verresqté 30
- Assiettesqté 30
- Fourchettesqté 30
- Couteauxqté 30
- Cuillèresqté 30
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Décoration
- Nappesqté 6
- Décoration de tableqté 6
Nettoyage
- Bac à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Serpillière
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant l’atelier et fixez une date limite d’inscription. Cela vous laisse le temps de mettre à jour la liste des participants et de recueillir les besoins alimentaires.
- Préparez les exercices d’écriture et les documents à distribuer au moins 5 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour éviter de manquer de feuilles le jour même.
- Vérifiez la salle 2 à 3 jours avant : disposition des tables, nombre de chaises, espace d’accueil et prises disponibles. Testez aussi l’ordinateur, le projecteur, les rallonges et les multiprises si vous les utilisez.
- Installez la table d’inscription 30 minutes avant l’arrivée du groupe, avec les badges nominatifs et la liste actualisée. Prévoyez un carnet, des stylos et quelques fournitures de rechange à portée de main.
- Mettez les boissons au frais et préparez le café ou le thé avant l’accueil. Pour une pause d’une demi-journée, comptez environ 2 tasses par personne et prévoyez les tasses, verres et en-cas au même endroit.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier d’écriture ?
- Prévoyez environ 3 semaines pour les invitations et les inscriptions, puis 5 jours pour finaliser les exercices et imprimer les documents. La vérification de la salle et du matériel peut se faire 2 à 3 jours avant.
- Que faut-il prévoir pour un atelier d’écriture de 10 personnes ?
- Préparez au minimum 10 places assises, 10 carnets et 10 stylos, puis ajoutez 2 à 3 unités de rechange pour les fournitures les plus utilisées. Prévoyez également les badges, les documents imprimés et le matériel nécessaire aux exercices.
- Quand installer la salle pour un atelier d’écriture ?
- Commencez l’installation environ 30 minutes avant l’arrivée des participants. Les tables, les chaises, la table d’inscription, les documents et le matériel d’écriture doivent être prêts avant le premier accueil.
- Combien de boissons prévoir pour un atelier d’écriture ?
- Pour une pause de quelques heures, comptez environ 2 boissons par personne, dont du café ou du thé selon vos habitudes. Ajoutez de l’eau, des verres ou des tasses, ainsi que des en-cas en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
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