Checklist voor een schrijfworkshop organiseren
Een schrijfworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een stapel notitieboeken. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, dieetwensen en een programma met opdrachten die binnen de beschikbare tijd passen. Op de dag zelf moeten tafels, stoelen, schrijfmateriaal, hand-outs en techniek klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je minder snel materiaal of praktische details vergeet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Docent bevestigen
Programma uitwerken
Schrijfopdrachten voorbereiden
Hand-outs afdrukken
Naambadges maken
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemers herinneren
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Schrijfmateriaal verdelen
2 personen
Hand-outs klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Naambadges uitdelen
Workshop openen
Schrijfvormen toelichten
Eerste schrijfopdracht begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Pauze begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede schrijfopdracht begeleiden
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
Diner serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Derde schrijfopdracht begeleiden
Teksten laten voordragen
Feedbackronde begeleiden
Workshop afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Aanmeldtafel
- Afvalbakkenaantal 3
Stationery
- Notitieboekenaantal 24
- Balpennenaantal 30
- Potlodenaantal 24
- Gummenaantal 24
- Puntenslijpersaantal 6
- Markeerstiftenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 24
- Plakbriefjesaantal 12
- Schrijfmappenaantal 24
Apparatuur
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 30
- Stiften voor flip-overaantal 8
- Laptop
- Projector
- Verlengsnoerenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 24
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Vorkenaantal 30
- Messenaantal 30
- Lepelsaantal 30
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Serveerschalenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 6
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Afwasborstelsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Dweilmop
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de laatste controle van de deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf. Dan kun je dieetwensen verwerken, naambadges maken en hand-outs afdrukken op basis van het actuele aantal deelnemers.
- Leg per deelnemer een notitieboek, minimaal 2 schrijfinstrumenten, een naamkaartje en eventuele hand-outs klaar. Reserveer daarnaast 10% extra materiaal voor vergeten spullen of extra deelnemers.
- Controleer de ruimte minstens 60 minuten voor aanvang. Zet tafels en stoelen klaar, test laptop en projector, leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg en schrijf een korte route naar de workshop op.
- Zet bij de ontvangst een aparte aanmeldtafel met de deelnemerslijst en naambadges. Zo houd je binnenkomers weg van de tafels waar schrijfmappen, opdrachten en hand-outs al klaarliggen.
- Plan koffie, thee, water en hapjes vóór de opening klaar te zetten. Gebruik thermoskannen of een koelbox, zodat je tijdens de eerste schrijfopdracht niet meteen de workshop hoeft te onderbreken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schrijfworkshop organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, docent en uitnodigingen. Plan de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en materiaalaantallen 2 dagen voor de workshop.
- Hoeveel schrijfmateriaal heb ik nodig per deelnemer?
- Reken op 1 notitieboek of schrijfmap en minimaal 2 schrijfinstrumenten per deelnemer. Neem ongeveer 10% extra balpennen, potloden en ander klein materiaal mee voor uitval of vergeten spullen.
- Hoe vroeg moet ik de ruimte klaarzetten voor een schrijfworkshop?
- Reserveer minstens 60 minuten voor de opbouw en controle. In die tijd zet je tafels en stoelen neer, verdeel je het materiaal, test je de projector en richt je de aanmeldtafel in.
- Hoeveel koffie en thee moet ik voorzien voor een schrijfworkshop?
- Voor een workshop van ongeveer 3 uur kun je rekenen op 3 tot 4 koppen koffie of thee per persoon, plus water. Zet de eerste ronde vóór aanvang klaar en houd een extra voorraad achter de hand voor de pauze.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!