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Schreibworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schreibworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur gute Schreibaufgaben. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche im Blick behalten, den Raum passend bestuhlen und Materialien für jede Person bereitlegen. Plane außerdem Technik, Handouts, Namensschilder sowie Kaffee, Tee und Snacks ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Einladung bis zur Eröffnung des Workshops und zeigt, was kurz vor Beginn oft vergessen wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Location reservieren

  • Dozent bestätigen

  • Programm ausarbeiten

  • Schreibaufgaben vorbereiten

  • Handouts drucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Schreibmaterial verteilen

    2 Personen

  • Handouts bereitlegen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Workshop eröffnen

  • Schreibformen erläutern

  • Erste Schreibaufgabe begleiten

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweite Schreibaufgabe begleiten

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Die dritte Schreibaufgabe begleiten

  • Texte vortragen lassen

  • Feedbackrunde moderieren

  • Workshop abschließen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • Anmeldetisch
  • AbfallbehälterAnz. 3

Schreibwaren

  • NotizbücherAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 30
  • BleistifteAnz. 24
  • RadiergummisAnz. 24
  • BleistiftspitzerAnz. 6
  • MarkerAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 24
  • KlebezettelAnz. 12
  • SchreibmappenAnz. 24

Ausstattung

  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • FlipchartmarkerAnz. 8
  • Laptop
  • Projektor
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • GläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • GabelnAnz. 30
  • MesserAnz. 30
  • LöffelAnz. 30

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 6

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8
  • Wischmopp

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Anmeldung. So kannst du Handouts, Notizbücher und Namensschilder passend zur Personenzahl vorbereiten.
  • Bestätige den Dozenten spätestens 2 Wochen vorher und stimme Programm und Schreibaufgaben mit ihm ab. Plane pro Schreibphase zusätzlich 5 bis 10 Minuten für Erklärung und Übergang ein.
  • Bereite pro Teilnehmenden ein Notizbuch, mindestens einen Kugelschreiber und ein Namensschild vor. Lege außerdem einige Ersatzstifte, Bleistifte, Radiergummis und Klebezettel für vergessene oder verlorene Materialien bereit.
  • Kontrolliere den Raum am Vortag: Tische, Stühle, Flipchart, Projektor, Laptop und Verlängerungskabel müssen funktionieren und sinnvoll stehen. Richte den Anmeldetisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein.
  • Kaufe Getränke und Snacks nicht erst am Workshop-Tag ein. Stelle Kaffee und Tee, Wasser sowie Geschirr vor dem Empfang bereit und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche bei der Snackauswahl.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Schreibworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Location, Dozent und Programm. Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vorher verschickt werden, damit du die Teilnehmerzahl rechtzeitig kennst.
Wie viele Schreibmaterialien brauche ich pro Teilnehmer?
Plane für jede Person ein Notizbuch, einen Kugelschreiber, einen Bleistift, einen Radiergummi und bei Bedarf eine Schreibmappe ein. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzmaterial bereit, damit Ausfälle und vergessene Stifte kein Problem werden.
Wann soll ich die Teilnehmer an den Schreibworkshop erinnern?
Schicke die erste Erinnerung 7 Tage vor dem Termin und eine kurze Nachricht 24 Stunden vorher. In der letzten Nachricht sollten Beginn, Adresse, Dauer und Hinweise zu mitzubringenden Dingen stehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Schreibworkshops?
Rechne für Raumkontrolle, Bestuhlung, Technik, Material und Verpflegung mit mindestens 60 Minuten. Der Anmeldetisch sollte 30 Minuten vor Beginn besetzt sein, damit der Workshop pünktlich starten kann.

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