Checklist pour organiser un atelier d’autodéfense

Un atelier d’autodéfense demande plus qu’une salle et un coach. Il faut prévoir un sol dégagé, assez de tapis, le matériel d’entraînement, les formulaires des participants et un accueil fluide. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre : réservation, inscriptions, achats, installation et démarrage de la séance. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les rallonges ou la trousse de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer le coach
Définir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation
Commander le matériel
Faire la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les formulaires des participants
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager le sol
3 personnes
Installer les tapis d’entraînement
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel d’entraînement
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
S’entraîner à la position de base
2 personnes
S'entraîner aux techniques d'évasion
3 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer des scénarios pratiques
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Animer les exercices de clôture
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Distribuer le message de remerciement

Suivi

Rassembler le matériel d’entraînement
3 personnes
Nettoyer les tapis
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tapis d’entraînementqté 30
Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Comptoir d'inscription

Matériel de sport

Gants de boxeqté 20
Bandes pour les mainsqté 30
Pattes d’oursqté 12
Tapis de marche et de collisionqté 8
Couteaux d'entraînement en caoutchoucqté 10
Bâtons d’entraînementqté 10
Cônes de signalisationqté 12
Chronomètresqté 3
Siffletsqté 3
Bandes de résistanceqté 10

Équipement

Panneau de paperboard
Marqueursqté 6
Rallongesqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Carafesqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 6
Gants en nitrileqté 20

Hygiène

Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4
Lingettes désinfectantesqté 6
Serviettesqté 12

Inscription

Badges nominatifsqté 40
Sets de stylosqté 10
Formulaires des participantsqté 40
Brochures du programmeqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le coach avant d’envoyer les invitations, puis fixez le programme avec une durée claire pour l’échauffement, les exercices et les pauses. Cela évite de modifier les informations après l’ouverture des inscriptions.
Vérifiez le nombre de participants au moins 7 jours avant l’atelier et adaptez le matériel en conséquence. Prévoyez notamment les tapis, gants, bandes pour les mains et protections nécessaires aux exercices.
Réservez au moins 60 minutes pour l’installation sur place. Le sol doit être dégagé avant de poser les tapis, puis les tables, les chaises et le comptoir d’inscription peuvent être installés sans gêner la circulation.
Préparez les documents d’accueil la veille : formulaires imprimés, liste actualisée des participants et consignes de sécurité. Gardez aussi les chronomètres, sifflets, marqueurs et rallonges au même endroit pour les retrouver rapidement.
Mettez les boissons au frais avant l’arrivée du groupe et vérifiez la trousse de premiers secours, les poches de glace et les gants en nitrile. Ces éléments sont souvent oubliés parce qu’ils ne servent pas pendant la préparation des exercices.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier d’autodéfense ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le coach, recueillir les inscriptions et commander le matériel sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand faut-il confirmer les participants à un atelier d’autodéfense ?: Mettez la liste à jour environ 7 jours avant l’atelier et envoyez la confirmation au plus tard 3 à 5 jours avant. Vous pourrez ainsi ajuster le matériel et tenir compte des besoins alimentaires signalés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 60 minutes avant l’accueil. Il faut dégager le sol, installer les tapis, placer les tables et les chaises, préparer le comptoir d’inscription et disposer le matériel d’entraînement.
Que faut-il vérifier juste avant le début de l’atelier ?: Dans les 15 dernières minutes, vérifiez la présence du coach, les tapis, les protections, les formulaires et les consignes de sécurité. Contrôlez aussi l’accès à la trousse de premiers secours, aux poches de glace et aux sorties.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.