Organiser un atelier d’autodéfense sans rien laisser au hasard

Un atelier d’autodéfense se prépare d’abord comme une séance encadrée, puis comme un accueil de groupe. Commencez par réserver un lieu où le sol peut être dégagé et confirmer le coach avant d’ouvrir les inscriptions. Fixez ensuite le programme, recueillez les besoins alimentaires et suivez les participants jusqu’à l’envoi de la confirmation. Le jour venu, prévoyez du temps pour installer les tapis, vérifier le matériel et donner les consignes de sécurité avant l’échauffement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer le coach
3
Définir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Envoyer la confirmation
9
Commander le matériel
10
Faire la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Imprimer les formulaires des participants
13
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Dégager le sol
3 personnes
16
Installer les tapis d’entraînement
4 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
19
Préparer le matériel d’entraînement
3 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Accueillir les participants
3 personnes
23
Enregistrer la présence
2 personnes
24
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
25
Animer l'échauffement
2 personnes
26
S’entraîner à la position de base
2 personnes
27
S'entraîner aux techniques d'évasion
3 personnes
28
Servir les boissons de pause
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Encadrer des scénarios pratiques
3 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
33
Animer les exercices de clôture
2 personnes
34
Faire le check-out des participants
2 personnes
35
Distribuer le message de remerciement

Suivi

36
Rassembler le matériel d’entraînement
3 personnes
37
Nettoyer les tapis
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer l’espace
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Rapporter le matériel
2 personnes
43
Ranger le stock restant
44
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tapis d’entraînementqté 30
Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Comptoir d'inscription

Matériel de sport

Gants de boxeqté 20
Bandes pour les mainsqté 30
Pattes d’oursqté 12
Tapis de marche et de collisionqté 8
Couteaux d'entraînement en caoutchoucqté 10
Bâtons d’entraînementqté 10
Cônes de signalisationqté 12
Chronomètresqté 3
Siffletsqté 3
Bandes de résistanceqté 10

Équipement

Panneau de paperboard
Marqueursqté 6
Rallongesqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Carafesqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 6
Gants en nitrileqté 20

Hygiène

Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4
Lingettes désinfectantesqté 6
Serviettesqté 12

Inscription

Badges nominatifsqté 40
Sets de stylosqté 10
Formulaires des participantsqté 40
Brochures du programmeqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et confirmez le coach avant d’envoyer les invitations : le nombre de participants dépend de l’espace disponible et de l’encadrement prévu.
Fermez les inscriptions assez tôt pour mettre à jour la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et envoyer une confirmation fiable à chacun.
Vérifiez le matériel avant le jour J, notamment les gants, les bandes, les tapis, les chronomètres et les accessoires d’entraînement. Signalez immédiatement ce qui manque avant de commander ou de faire les courses.
Arrivez suffisamment tôt pour dégager le sol, installer les tapis d’entraînement, puis placer les tables, les chaises et le comptoir d’inscription. Gardez une zone libre pour les déplacements et l’échauffement.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du groupe : formulaires imprimés, présence à enregistrer, boissons au frais, café et thé prêts. Placez aussi la trousse de premiers secours, les poches de glace et les gants en nitrile à portée de main.

Questions fréquentes

Quand faut-il confirmer le coach pour un atelier d’autodéfense ?: Confirmez le coach avant d’envoyer les invitations, idéalement dès que le lieu est réservé. Gardez ensuite le programme validé afin d’envoyer aux participants des informations cohérentes.
Combien de temps prévoir pour installer un atelier d’autodéfense ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants pour dégager le sol, installer les tapis, disposer les tables et préparer l’inscription. Ajoutez du temps si le matériel doit être contrôlé ou réparti dans plusieurs zones.
Quand envoyer la confirmation d’inscription ?: Envoyez-la après la clôture des inscriptions et la mise à jour de la liste des participants. Un délai de 3 à 7 jours avant l’atelier laisse le temps de rappeler l’horaire, le lieu et les consignes pratiques.
Que faut-il vérifier avant le début de la séance ?: Vérifiez le sol, les tapis, le matériel d’entraînement, les chronomètres et les sifflets avant l’accueil. Préparez aussi les formulaires, les boissons et le matériel de premiers secours, puis donnez les consignes de sécurité avant l’échauffement.

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