Checklist para organizar una asamblea general extraordinaria
Una asamblea general extraordinaria necesita más preparación que una reunión habitual: hay que fijar la fecha, reservar la sala y dejar claro qué se votará. Esta checklist reúne el trabajo en el orden práctico, desde la agenda y los documentos hasta las acreditaciones, las papeletas y el montaje. También contempla lo que suele retrasarse: confirmar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y probar el sonido y la presentación antes de abrir la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Confirmar fecha de la reunión
2 personas
Elaborar la agenda
2 personas
Recopilar los documentos de la reunión
2 personas
Preparar el procedimiento de votación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Crear la lista de asistencia
Imprimir papeletas
Imprimir los documentos de la reunión
2 personas
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la mesa de reuniones
2 personas
Preparar la mesa de información
2 personas
Preparar la mesa de votación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar la presentación
Preparar los documentos de la reunión
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Comprobar miembros y delegaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir la reunión
Redactar el acta
Operar la presentación
Animar el ambiente
2 personas
Contar las papeletas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Cerrar la lista de asistencia
Cerrar formalmente la reunión
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Recoger el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Lavar la vajilla y los materiales
2 personas
Archivar documentos de la reunión
Redactar las actas
Enviar el resultado a los miembros
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de reuniones
- Mesa de información
- Mesa de votación
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Cucharillascant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharones de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Material de reunión
- Urna
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 80
- Credencialescant. 60
- Portabadgescant. 60
- Bloc de notascant. 60
- Boletascant. 80
- Grapadorascant. 2
- Perforadorascant. 2
- Rollos de cinta adhesivacant. 4
- Carteles direccionalescant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Tijerascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la agenda y recopila los documentos con varios días de margen. Imprime una copia completa para cada asistente y guarda otra versión digital en el portátil.
- Prepara el procedimiento de votación antes de enviar las invitaciones: define cómo se entrega cada papeleta, dónde se deposita en la urna y quién controla el recuento.
- Envía un recordatorio antes de la reunión y usa las inscripciones para preparar la lista de asistencia, las acreditaciones y el número de copias necesario.
- Deja lista la mesa de información, la mesa de reuniones y la mesa de votación antes de que lleguen los asistentes. Coloca allí los portapapeles, bolígrafos, credenciales y boletas.
- Haz una prueba completa del portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y los altavoces antes de abrir la sala. Comprueba también los cables alargadores y las regletas para evitar montar una solución improvisada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar una asamblea general extraordinaria?
- Empieza la organización al menos 2 semanas antes para reservar la sala, confirmar la fecha y preparar la agenda. Deja varios días adicionales para recopilar documentos, gestionar inscripciones y enviar el recordatorio.
- ¿Cuántas papeletas y documentos hay que imprimir?
- Imprime una papeleta y un juego de documentos por cada persona inscrita, más un margen de 5 a 10 copias adicionales. Así puedes cubrir asistentes no previstos, documentos dañados o cambios de última hora.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y el recordatorio?
- Envía las invitaciones cuando la fecha, la sala y la agenda estén confirmadas. Manda un recordatorio entre 2 y 3 días antes, incluyendo la hora, el lugar y cualquier documento que deban revisar.
- ¿Qué hay que comprobar el día de la asamblea?
- Abre la sala con al menos 60 minutos de antelación. En ese tiempo puedes montar mesas y sillas, preparar la mesa de votación, enfriar las bebidas y probar el sonido y la presentación.
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