Bourse d’échange de timbres : que prévoir ?

Pour une bourse d’échange de timbres, les tables et les chaises ne suffisent pas. Il faut aussi préparer l’accueil des collectionneurs, l’identification des participants, le paiement éventuel et le matériel de manipulation des timbres. Prévoyez les boissons et les encas avant l’ouverture, puis installez les numéros de table et la signalétique assez tôt pour éviter les recherches de dernière minute. Cette liste rassemble les achats et le matériel à emporter pour tenir la journée sans improvisation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Nappesqté 14
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel

Table d'inscription
Caisses à monnaieqté 2
Supports de badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 14
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Étiquettes de prixqté 300
Loupesqté 8
Pincettes à timbresqté 12
Loupesqté 6
Boîtes de rangementqté 20

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Décoration de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Eau minérale non pétillante - 48 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Petits sablés au beurre - 4 paquets
- Spéculoos - 4 paquets
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Mini-sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwichs au blanc de poulet - 30 pièces
- Mini-sandwiches végétariens - 20 pièces
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Raisins - 3 grappes
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 250 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges de nettoyage - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée des tables des marchands et installez-la avant l’arrivée des participants. Gardez à portée de main les stylos, les presse-papiers, le papier A4 et les supports de badges.
Comptez au moins une chaise par participant inscrit, plus quelques sièges de réserve pour les accompagnateurs et les pauses. Installez les tables des marchands avant l’ouverture afin de pouvoir corriger le plan de salle sans déplacer les visiteurs.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début de la bourse. Pour le café et le thé, vérifiez le nombre de machines à café, de bouilloires, de tasses et de verres avant de faire les courses.
Gardez les étiquettes de prix, les loupes et les pincettes à timbres dans une boîte de rangement facilement accessible. Les collectionneurs doivent pouvoir examiner et classer leur matériel sans chercher les accessoires sur chaque table.
Préparez la signalétique et les numéros de table la veille, puis apportez du ruban adhésif et des ciseaux pour les ajustements sur place. Une guirlande de fanions peut aussi aider à repérer l’entrée ou la zone d’accueil depuis l’extérieur.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour une bourse d’échange de timbres ?: Prévoyez une table par marchand ou par espace de présentation prévu dans le plan de table, puis ajoutez une table pour l’inscription. Gardez si possible une table libre pour les inscriptions tardives ou le rangement.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des collectionneurs ?: Installez une table d’inscription avec la liste des participants, les badges, des stylos, des presse-papiers et de la monnaie si une caisse est utilisée. Préparez ce poste au moins 30 minutes avant l’ouverture afin de pouvoir accueillir les premiers arrivants sans interrompre l’installation.
Combien de temps à l’avance faut-il acheter les boissons et les encas ?: Achetez les boissons et les encas la veille ou au plus tard le matin même, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi que les tasses, verres, assiettes et couverts correspondent au nombre de participants attendus.
Quel matériel faut-il pour examiner les timbres ?: Prévoyez des loupes et des pincettes à timbres, ainsi que des boîtes de rangement pour protéger et regrouper le matériel. Placez ces accessoires dans un endroit identifié avant l’arrivée des collectionneurs, plutôt que dans plusieurs cartons non triés.

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