Checklist para organizar un debate electoral sin improvisar

Un debate electoral necesita más que una sala y varios micrófonos. Hay que cerrar el formato, confirmar a los candidatos, ordenar las preguntas y probar la técnica antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 72 tareas y 71 materiales para avanzar desde la reserva del lugar hasta las acreditaciones y el catering. Úsala como guía de trabajo y asigna responsables para que ninguna decisión quede pendiente el día del debate.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Confirmar la fecha y los horarios
2 personas
Fijar el formato del debate
3 personas
Designar al moderador
Contactar con las partes participantes
2 personas
Confirmar la participación en el evento
2 personas
Registrar candidatos y contactos
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Publicar mensaje promocional
2 personas
Enviar invitación a la prensa
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la accesibilidad
Recopilar preguntas de los visitantes
2 personas
Seleccionar las preguntas del debate
3 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Distribuir los turnos de palabra
2 personas
Compartir las normas con los candidatos
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Preparar material impreso
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Recibir entregas
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar la disposición del escenario
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas

Evento

Recibir a los candidatos
2 personas
Dar instrucciones a los candidatos
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la ronda de apertura
2 personas
Moderar el debate temático
3 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Controlar el tiempo
Operar la técnica
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Guiar la ronda final
2 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Despedir al público
2 personas
Despedir a los candidatos

Seguimiento

Reunir los materiales
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver las llaves
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar el material fotográfico y de vídeo
Procesar los datos de asistencia
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para el debatecant. 3
Mesas de recepción y cateringcant. 4
Sillas del públicocant. 120
Candidatos para las sillascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Pantalla de presentación
Cables HDMIcant. 3
Temporizadorcant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Paneles LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 140
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Platoscant. 140
Tenedorescant. 140
Porta-servilletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas y espátulascant. 6
Sacacorchoscant. 2
Papeleracant. 6

Decoración

Fondo del debate
Mantelescant. 7
Carteles con nombres para el escenariocant. 8
Carteles con nombres de los candidatoscant. 8
Paneles de señalizacióncant. 8
Pósteres del programacant. 10
Canaletas para cablescant. 8
Perchas para el guardarropacant. 120

Catering

Compras

Artículos de oficina

Credencialescant. 140
Portabadgescant. 140
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 30
Papel A4cant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 8
Cinta de papelcant. 6
Rotuladores permanentescant. 8
Sobrescant. 150

Impresos

Programascant. 140
Perfiles de partidocant. 120
Tarjetas de preguntascant. 30
Mapas de rutacant. 20
Listas de participantescant. 4
Formularios de evaluacióncant. 120

Limpieza

Recogedor y escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Cajas de plásticocant. 8

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 8
Linternascant. 3
Bateríascant. 12
Señales de salida de emergenciacant. 4

Consejos

Cierra el formato y los turnos de palabra antes de enviar las invitaciones. Define la duración de cada intervención y comparte las normas con los candidatos al menos 7 días antes.
Abre la inscripción online con tiempo suficiente para revisar los datos de los asistentes. Pregunta también por necesidades dietéticas y accesibilidad, y prepara la lista de asistencia antes del evento.
Recopila las preguntas del público hasta una fecha límite concreta, por ejemplo, 3 días antes. Selecciona las definitivas y ordénalas por bloques para que el moderador pueda conducir el debate sin pausas.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 4 horas antes de empezar: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, pantalla, cables HDMI, temporizador y baterías externas.
Prepara la sala con una mesa para el debate, sillas del público, recepción y catering. Coloca agua, café y té antes de la llegada de los asistentes, y deja cables, regletas y alargadores sujetos y fuera de los pasillos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un debate electoral?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios candidatos o se espera prensa. Reserva el lugar y confirma la fecha al principio; deja cerrados el programa, las preguntas y la técnica durante la última semana.
¿Cuántas preguntas debe tener un debate electoral?: Prepara entre 8 y 12 preguntas principales para un debate de 90 minutos, además de 2 o 3 preguntas de reserva. El número final depende del tiempo asignado a cada candidato y de la duración de las respuestas.
¿Cuándo hay que confirmar a los candidatos?: Pide una confirmación por escrito como mínimo 4 semanas antes del debate. Vuelve a confirmar asistencia, nombres, cargos y necesidades técnicas entre 5 y 7 días antes.
¿Cuánto dura la prueba técnica de un debate?: Reserva al menos 60 minutos para una prueba básica y entre 2 y 4 horas antes del inicio para el montaje final. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, pantalla y temporizador con el moderador presente.

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